Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?

14 juli 2019

Begin vorige week hadden we een afspraak bij een nieuwe klant. We zouden overdracht doen van het takenpakket. De werknemer die het tot dan uitgevoerd had, zou een andere uitdaging aangaan en zo kwam de zaakvoerder bij ons terecht met een afgebakend takenpakket.


Facturen opmaken vanuit twee vennootschappen. Dat was de expliciete vraag. Goed, dacht ik, dat valt volledig binnen de scope van onze activiteit, dus geen probleem.

Omdat de omstandigheden van het vertrek van de medewerker niet geheel optimaal waren, was ik erop voorbereid dat de overdracht bepaalde emoties met zich mee kon brengen.

Het was wat trekken en sleuren om duidelijkheid te krijgen in het gebeuren, maar bon, we zouden ermee aan de slag kunnen. Als we over alle informatie konden beschikken die er is én als we toegang krijgen tot oudere dossiers bij wijze van voorbeeld, dan zou dat allemaal moeten lukken.

We zijn intussen twee weken verder en we hebben het gevoel dat we nog niet veel waardevols hebben kunnen produceren. Ook, we hebben misschien al wat steken laten vallen omdat we achteraf constateren dat bepaalde informatie ons nog niet bereikt heeft waardoor we te snel gehandeld hebben. We merken dat er heel wat meer achtergrondinformatie nodig is dan datgene wat ons tot hiertoe gecommuniceerd werd.

Dat is geen verwijt; louter een constatering.


Daarom mijn openlijke vraag: is er zoiets als te veel aan communicatie als elke letter bepalend is voor de correcte uitvoer van een taak? Of om tot een bevredigend resultaat te komen?

Mijn antwoord hierop is neen!

Ik durf zelfs te stellen dat niet alleen elke letter belangrijk is, maar ook de grootte van de letter, de vorm en de kleur! Elk detail dus.

Maak communicatie idiot proof voor de bestemmeling, want enkel dan zorg je voor een correct gekopieerde uitvoer en het gewenste resultaat.

Procedures uitschrijven, dat is wat ik bedoel. Zodanig gedetailleerd dat iedereen die de procedure vastneemt de taak volledig en correct kan uitvoeren. Maar dat is niet evident.

We vertrekken te vaak vanuit onze eigen kennis, maar door de redenering dat dingen voor zich spreken of vanzelfsprekend zijn, laten we vaak heel belangrijke details achterwege in onze communicatie. En dat geeft gaten in de kaas!


Stel bijvoorbeeld dat je morgen vliegtuigbouwer wordt en je krijgt een hoop plaatstaal, leidingen, stoelen, wielen en wat cockpitmateriaal aangeleverd; hoe groot is de kans dat je erin slaagt om dat vliegtuig effectief te bouwen? Hoe weet jij of je alle materiaal hebt ontvangen om dat vliegtuig te bouwen? Hoe weet jij wat eerst te doen als je hier geen instructies van hebt?

Terwijl, op zich weet je wel waar je naartoe moet werken, want je weet hoe een vliegtuig eruit ziet.


Is jouw bedrijf klaar voor elke nieuwe vliegtuigbouwer die je aan boord neemt of vind je het oké om keer op keer alles van nul uit te leggen met daarbij mogelijke nuanceverschillen die uiteindelijk tot een ander resultaat kunnen leiden?

Het lijkt me aangewezen dat elk vliegtuig er exact hetzelfde uitziet, toch?


Hoe moet het nu verder?

Voor onze specifieke klant zijn we elk puzzelstuk van het takenpakket aan het verzamelen om hier een gedetailleerde procedure van te maken. Een procedure die gelijk wie moet toelaten om het werk uit te voeren. Want een taak draait niet om de persoon die het uitvoert, maar een resultaat dat bekomen moet worden door keer op keer dezelfde handelingen te kunnen doen.


Soms is het met horten en stoten, met twee stappen vooruit en één achteruit, maar we komen er wel en we laten niet los totdat alles kristalhelder is.

We voelen enige frustratie bij de klant en dat is volkomen begrijpelijk want we delen die, maar op dit ogenblik hebben we nog niet alle onderdelen om ons vliegtuig te kunnen bouwen.

En neem van mij aan; dit vliegtuig is momenteel nog niet vliegveilig. Hier wil jij nog niet aan boord gaan.

Kom jij dit ook al eens tegen of wil je graag jouw feedback hierop geven, ik lees het graag. Stuur dan even een mail terug.


Stemt het je tot nadenken over je eigen werking en wil je hier graag eens over praten? Laat gerust weten.

 Wil je graag onze template ontvangen om je eigen procedures uit te werken? Vraag het hier aan.

Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

Welkom in mijn administratief Walhalla

Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!

Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?

Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?

Daar doe je het toch voor!

Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.

Als administratie een berg is

Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.

Administratie door de ogen van een ondernemer

Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.

Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?

Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.

Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?

Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?

Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel

Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?

15 december 2019

Hallinto goes solo

Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.

Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk

18 november 2019

Ik ben een industriële vaatwasser

Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?

24 mei 2019

Ontroerd door een tevreden klant

Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.

HallintoAcademy On Tour in Kampenhout

en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.

26 maart 2019

Waarom omzet niet altijd belangrijk is

Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?

21 december 2018

Hoe was 2018 voor jou?

Hoe was 2018 voor jou?

20 juli 2018

Geef de boekhouder wat rust

Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.

14 juli 2018

Administratie? Het blijft een karwei...

Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?

29 juni 2018

Yeah!!!! Ik mag btw betalen

Verrast door de btw-afrekening?

7 juni 2018

Facturen kwijt?

Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

15 juni 2018

De goeie flow

Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

31 mei 2018

Factuur on hold, betaling on hold?

Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?

24 mei 2018

Hallo, mijn naam is Lily

Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.

close

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x