Als administratie een berg is
Bedrijfsadministratie kan makkelijk aanvoelen als een berg waar je niet over geraakt en misschien ligt dat niet aan de berg. Waarmee ik zeker ook niet gezegd wil hebben dat het aan jou ligt.
Ik leg het je graag even uit. De administratie is de olie van jouw bedrijf, of je dat nu wil of niet. Zonder olie, geen gesmeerd geheel, ook niet in je bedrijf. Maar ik weet tegelijk als geen ander dat weinig ondernemers warm lopen voor hun administratie. Misschien loont het om eens te bekijken hoe dit komt.
Jouw ideale backoffice bestaat uit drie delen: een structuur, systemen en methodieken. Of met andere woorden je houvast, je werkmiddelen en je aanpak. Zijn deze op elkaar afgestemd, dan loopt alles op wieltjes. Is dat niet, dan loop je voortdurend tegen obstakels aan of tegen haperingen in de vooruitgang. En het zijn net die zaken die jou de zin ontnemen om aan je bureau te blijven zitten.
Hoog tijd om één en ander aan te pakken.
Een administratieve structuur
Het ontbreken van een goede administratieve structuur is bijna schering en inslag bij kleine ondernemingen. Dat is op zich niet zo goed, maar het geeft jou tegelijk de geruststelling dat jij daar geen uitzondering in bent.
Pfff, we kunnen weer ademen, toch?
Of het om je digitale bestanden gaat, de mappen in je kast, de uitpuilende mailbox of de stapels papier op je bureau, het is voor heel wat ondernemers een moeilijke taak om er een structuur in te krijgen die tot het einde der dagen werkt.
Gemakkelijkheidshalve laat je de boel de boel en pak je de dingen pas aan als ze zich voordoen. (waar hebben we dit nog gehoord?)
De realiteit van wat chaos in je administratie is eerder dat het lang duurt eer je iets terugvindt; dat niets een duidelijke plek heeft; dat het niet zo fijn vertoeven is in je kantoor; dat je liefst zo snel mogelijk de deur achter je dicht trekt.
Je bent ontmoedigd door de berg die voor je ligt waar je geen begin of einde aan ziet.
Systemen
Een tijdje geleden had ik een collega-ondernemer op de sofa en het gesprek evolueerde al snel in de richting van haar bedrijfsadministratie. Met daarbij het gebruikelijke onbegrip dat ik zoveel energie krijg van een vlotte administratie en een opgeruimd bureau.
"Alleen al het maken van die facturen", zei ze, "dat steekt zo tegen dat ik het steeds opnieuw uitstel."
Alsof ik er voelsprieten voor heb, kon ik binnen de paar tellen de vinger op de wonde leggen, want ja, factureren gebeurt in een tekstverwerker.
Af en toe laat ik wel eens vallen dat ik er mijn levenswerk van maak om elke ondernemer af te helpen van het factureren in Word of Excel. En de reactie ken ik ook al meer dan uit het hoofd: "ja, maar ik heb niet zoveel facturen op een jaar".
De vraag is dus niet of je een facturatiesoftware zou moeten hebben, maar dewelke! Dat vraagt om een oefening waarbij je in eerste instantie oplijst wat de software allemaal moet hebben of kunnen. Pas als jouw lijstje volledig is, ga je op zoek naar iets dat hierbij aansluit.
Want wat je ook kiest, zorg ervoor dat het je tijd en geld bespaart. Kies voor software die voor jou werkt en niet omgekeerd.
Methodieken
Het laatste aspect gaat over je werkmethodes.
Iedereen heeft zijn/haar gebruiken en gewoontes om bepaalde taken gedaan te krijgen. Dat zal voor jou niet anders zijn.
Maar heb je er al eens bij stil gestaan of jouw werkmethode de meest efficiënte is. Of jouw aanpak makkelijk te kopiëren is door je medewerkers of collega's. En hoe wordt dit dan gecommuniceerd? Is alles netjes uitgeschreven en uitgewerkt of begin je telkens van voor af aan met je uitleg?
Samenwerken wordt een stuk makkelijker als heel het team zich kan scharen achter de werkprocedure; als iedereen zijn steentje heeft kunnen bijdragen en je een goed draagvlak hebt bekomen.
En je maakt het helemaal af als iedereen kan terugvallen op een naslagwerk van de afgesproken werkmethode.
Samengevat
Als je weet wat je moet doen, hoe je het moet doen en je beschikt over hulpmiddelen waarmee je het kan doen, dan geef je je interne werking alle kans op slagen.
Wil je zelf ontdekken of jouw bedrijf rond draait of eerder wat vierkant, volg dan zeker het eerstvolgende webinar. Inschrijven kan hier.
Deel met je vrienden:
Veranderen kost inzet
Stapsgewijze verbeteringen vinden veel meer bijklank dan snelle veranderingen, maar vanzelf gaat het nooit.
Innovatie: een modewoord of niet?
Niets in de wereld staat stil en achteruit kijken is goed als je er voorwaarts iets mee doet.
Advies of geen advies, that's the question!
Ga jij voor de quick win en ben jij op zoek naar kant-en-klare antwoorden? Of graaf je graag dieper naar een werkwijze om tot een antwoord te komen?
Bedrijfscultuur als motor van je bedrijf
Kijk jij wel eens verwonderd naar een ander bedrijf met de vragende blik waarom het daar allemaal net iets beter lijkt te lopen dan in je eigen bedrijf? Cultuur is vermoedelijk het sleutelwoord.
Ik ben student
Als levenslag leren een persoonlijk motto is, dan lijkt het opzoeken van de schoolbanken nooit ver weg. Vandaag ben ik opnieuw student met een bacheloropleiding.
Mismanagement heeft mij heel wat gekost
Een goede ondernemer zijn is niet hetzelfde als een goede manager en daar heb ik best wel wat lessen uit geleerd die jij jezelf kan besparen.
3 tips voor startende ondernemers
Als jij het net anders wil aanpakken dan je collega's, dan komen deze starterstips je goed van pas.
De impact van groei
Niemand wordt geboren met kennis en skills. Niemand is een geboren leider, maar je kan er wel een worden. Lees hier hoe mijn eigen leerschool bijdraagt.
Gelijk, maar zo verschillend
Wat jou onderscheidt als ondernemer, is meer dan je vak of je vaardigheid. Het gaat om jou als mens en hoe je je profileert. Je eigenheid, je aanpak, je wezen. Gebruik het als een voordeel voor jezelf.
Downsizen als opportuniteit
Het ongemak van geld
Digitaliseren van een klein bedrijf
Vroeg of laat moet je mee met de digitalisering en dat is vaak een uitdagend gegeven voor de ondernemer. Want hoe begin je hieraan en waar kies je voor. Welke struikelblokken kunnen op je pad komen te liggen. Lees hier mijn verhaal over mijn klant.
Het ondernemerschap is als een paar schoenen. Fijn als het goed zit, maar een hel als het knelt.
Eén van de grote voordelen in mijn vakgebied is dat ik voortdurend in de interne keuken van bedrijven zit. Niet van aan de keukentafel, maar echt tot in de moeilijkst bereikbare kast of de onderste lade van de koelkast.
Komt een man bij de dokter
Te vaak worden pleisters geplakt op wonden die te ver zijn, terwijl de oplossing meestal bij de oorzaak te vinden is. Waarom blijft het dan toch zo moeilijk om eerder voor de juiste dan wel de makkelijke aanpak te kiezen.
Digitaliseren? Hoe dan!
Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.
Welkom in mijn administratief Walhalla
Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!
Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?
Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?
Daar doe je het toch voor!
Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.
Administratie door de ogen van een ondernemer
Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.
Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?
Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.
Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?
Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?
Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel
Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?
Hallinto goes solo
Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.
15 december 2019
Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk
Ik ben een industriële vaatwasser
Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?
18 november 2019
Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?
We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.
14 juli 2019
Ontroerd door een tevreden klant
Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.
24 mei 2019
HallintoAcademy On Tour in Kampenhout
en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.
Waarom omzet niet altijd belangrijk is
Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?
26 maart 2019
Hoe was 2018 voor jou?
Hoe was 2018 voor jou?
21 december 2018
Geef de boekhouder wat rust
Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.
20 juli 2018
Administratie? Het blijft een karwei...
Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?
14 juli 2018
Yeah!!!! Ik mag btw betalen
Verrast door de btw-afrekening?
29 juni 2018
Facturen kwijt?
Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.
7 juni 2018
De goeie flow
Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?
15 juni 2018
Factuur on hold, betaling on hold?
Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?
31 mei 2018
Hallo, mijn naam is Lily
Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.
24 mei 2018