Als administratie een berg is

Bedrijfsadministratie kan makkelijk aanvoelen als een berg waar je niet over geraakt en misschien ligt dat niet aan de berg. Waarmee ik zeker ook niet gezegd wil hebben dat het aan jou ligt.

Ik leg het je graag even uit. De administratie is de olie van jouw bedrijf, of je dat nu wil of niet. Zonder olie, geen gesmeerd geheel, ook niet in je bedrijf.  Maar ik weet tegelijk als geen ander dat weinig ondernemers warm lopen voor hun administratie. Misschien loont het om eens te bekijken hoe dit komt.

Jouw ideale backoffice bestaat uit drie delen: een structuur, systemen en methodieken. Of met andere woorden je houvast, je werkmiddelen en je aanpak. Zijn deze op elkaar afgestemd, dan loopt alles op wieltjes. Is dat niet, dan loop je voortdurend tegen obstakels aan of tegen haperingen in de vooruitgang. En het zijn net die zaken die jou de zin ontnemen om aan je bureau te blijven zitten.

Hoog tijd om één en ander aan te pakken.


Een administratieve structuur

Het ontbreken van een goede administratieve structuur is bijna schering en inslag bij kleine ondernemingen. Dat is op zich niet zo goed, maar het geeft jou tegelijk de geruststelling dat jij daar geen uitzondering in bent.
Pfff, we kunnen weer ademen, toch?

Of het om je digitale bestanden gaat, de mappen in je kast, de uitpuilende mailbox of de stapels papier op je bureau, het is voor heel wat ondernemers een moeilijke taak om er een structuur in te krijgen die tot het einde der dagen werkt.
Gemakkelijkheidshalve laat je de boel de boel en pak je de dingen pas aan als ze zich voordoen. (waar hebben we dit nog gehoord?)

De realiteit van wat chaos in je administratie is eerder dat het lang duurt eer je iets terugvindt; dat niets een duidelijke plek heeft; dat het niet zo fijn vertoeven is in je kantoor; dat je liefst zo snel mogelijk de deur achter je dicht trekt.
Je bent ontmoedigd door de berg die voor je ligt waar je geen begin of einde aan ziet.


Systemen

Een tijdje geleden had ik een collega-ondernemer op de sofa en het gesprek evolueerde al snel in de richting van haar bedrijfsadministratie. Met daarbij het gebruikelijke onbegrip dat ik zoveel energie krijg van een vlotte administratie en een opgeruimd bureau.

"Alleen al het maken van die facturen", zei ze, "dat steekt zo tegen dat ik het steeds opnieuw uitstel."
Alsof ik er voelsprieten voor heb, kon ik binnen de paar tellen de vinger op de wonde leggen, want ja, factureren gebeurt in een tekstverwerker.

Af en toe laat ik wel eens vallen dat ik er mijn levenswerk van maak om elke ondernemer af te helpen van het factureren in Word of Excel. En de reactie ken ik ook al meer dan uit het hoofd: "ja, maar ik heb niet zoveel facturen op een jaar".

De vraag is dus niet of je een facturatiesoftware zou moeten hebben, maar dewelke! Dat vraagt om een oefening waarbij je in eerste instantie oplijst wat de software allemaal moet hebben of kunnen. Pas als jouw lijstje volledig is, ga je op zoek naar iets dat hierbij aansluit.

Want wat je ook kiest, zorg ervoor dat het je tijd en geld bespaart. Kies voor software die voor jou werkt en niet omgekeerd.


Methodieken

Het laatste aspect gaat over je werkmethodes. 

Iedereen heeft zijn/haar gebruiken en gewoontes om bepaalde taken gedaan te krijgen. Dat zal voor jou niet anders zijn.
Maar heb je er al eens bij stil gestaan of jouw werkmethode de meest efficiënte is. Of jouw aanpak makkelijk te kopiëren is door je medewerkers of collega's. En hoe wordt dit dan gecommuniceerd? Is alles netjes uitgeschreven en uitgewerkt of begin je telkens van voor af aan met je uitleg?

Samenwerken wordt een stuk makkelijker als heel het team zich kan scharen achter de werkprocedure; als iedereen zijn steentje heeft kunnen bijdragen en je een goed draagvlak hebt bekomen.
En je maakt het helemaal af als iedereen kan terugvallen op een naslagwerk van de afgesproken werkmethode.


Samengevat

Als je weet wat je moet doen, hoe je het moet doen en je beschikt over hulpmiddelen waarmee je het kan doen, dan geef je je interne werking alle kans op slagen. 

Was dit alles wat kort door de bocht en wil je graag in detail wat begeleiding, dan is mijn 28-dagen challenge naar een betere administratie jou op het lijf geschreven. Wil je er meer over weten, klik dan hier!

Wil je zelf ontdekken of jouw bedrijf future proof is, volg dan zeker het eerstvolgende webinar. Inschrijven kan hier.

Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

Welkom in mijn administratief Walhalla

Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!

Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?

Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?

Daar doe je het toch voor!

Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.

Administratie door de ogen van een ondernemer

Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.

Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?

Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.

Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?

Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?

Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel

Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?

15 december 2019

Hallinto goes solo

Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.

Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk

18 november 2019

Ik ben een industriële vaatwasser

Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?

14 juli 2019

Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?

We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.

24 mei 2019

Ontroerd door een tevreden klant

Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.

HallintoAcademy On Tour in Kampenhout

en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.

26 maart 2019

Waarom omzet niet altijd belangrijk is

Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?

21 december 2018

Hoe was 2018 voor jou?

Hoe was 2018 voor jou?

20 juli 2018

Geef de boekhouder wat rust

Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.

14 juli 2018

Administratie? Het blijft een karwei...

Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?

29 juni 2018

Yeah!!!! Ik mag btw betalen

Verrast door de btw-afrekening?

7 juni 2018

Facturen kwijt?

Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

15 juni 2018

De goeie flow

Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

31 mei 2018

Factuur on hold, betaling on hold?

Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?

24 mei 2018

Hallo, mijn naam is Lily

Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.

close

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x