Nog altijd komt er heel wat bij de boekhouder terecht waar hij niets mee kan aanvangen en wat ook niet tot de eigenlijke boekhouding van je bedrijf behoort. Maar omdat de boekhouder elk document vastneemt en in een aantal gevallen ook weer gewoon opzij legt, spendeert hij veel meer tijd aan de verwerking van je boekhouding dan nodig.

Wat moet er dan wel in zitten:

• Aankoopfacturen (de documenten waar het woord "factuur" op vermeld staat.)
• Aankoopticketjes (parking, trein, metro, ...)
• Een btw-ticket van een restaurant
• Creditnota's op aankoopfacturen
• Vervaldagberichten van verzekeringspolissen

Wat is onvoldoende als aankoopbewijs?

• Een bancontactticketje van een aankoop of restaurantbezoek. Dit is louter een betaalbewijs, maar is niet geldig als aankoopbewijs.
• Een afschrift van een betaling met je credit card is ook niet voldoende. Elke aankoop die je met deze kaart doet, moet gestaafd worden met een factuur of een duidelijk aankoopbewijs.

Wat kan altijd beter?

• Aankooptickets zijn in veel gevallen goed, maar kunnen verbeterd worden als je een echte factuur vraagt. Stel dat je een aankoop doet in een grootwarenhuis of een lokale winkel, dan vraag je om een factuur. Elke ondernemer is in de mogelijkheid om facturen te maken, maar je moet er wel op aandringen.

Wat steek je er niet bij?

• Verzekeringspolissen
• BTW-uittreksels
• Aanmaningen (tenzij er kosten op aangerekend werden die je ook betaald hebt)
• Bestelbons, leverbons, orderbevestigingen, etc...
• Belastingsdocumenten
• Fiscale Attesten
• Loonadministratie
• Betaalbewijsjes van bancontact of credit card
• Contracten van leveranciers

Je boekhouder wil natuurlijk geïnformeerd worden over een aantal zaken die in jouw brievenbus terechtkomen, dus je moet hem wel op de hoogte houden. Maar dat hoeft niet via de boekhouding te gebeuren.
Scan deze documenten in en verstuur ze per e-mail. Je hebt gelijk een bewijs dat je het nodige doorgestuurd hebt. Dit kan je doen voor alle btw-uittreksels, fiscale documenten, belastingsdocumenten, boekingsdocumenten van loonadministratie, etc...

De grote vraag blijft dan: als dit niet in de boekhouding moet, waar dan wel?

Dat is natuurlijk niet in 1-2-3 uitgelegd, maar moeilijk is het zeker niet. Als ondernemer kom je er alles over te weten via onze module Organisatie. Ben jij een administratieve medewerker dan is onze module Admin Team jouw training.

Tot binnenkort?

Groetjes
Lily