Geef de boekhouder wat rust

20 juli 2018


Nog altijd komt er heel wat bij de boekhouder terecht waar hij niets mee kan aanvangen en wat ook niet tot de eigenlijke boekhouding van je bedrijf behoort. Maar omdat de boekhouder elk document vastneemt en in een aantal gevallen ook weer gewoon opzij legt, spendeert hij veel meer tijd aan de verwerking van je boekhouding dan nodig.

Wat moet er dan wel in zitten:

  • Aankoopfacturen (de documenten waar het woord "factuur" op vermeld staat.)
  • Aankoopticketjes (parking, trein, metro, ...)
  • Een btw-ticket van een restaurant
  • Creditnota's op aankoopfacturen
  • Vervaldagberichten van verzekeringspolissen


Wat is onvoldoende als aankoopbewijs?

  • Een bancontactticketje van een aankoop of restaurantbezoek. Dit is louter een betaalbewijs, maar is niet geldig als aankoopbewijs.
  • Een afschrift van een betaling met je credit card is ook niet voldoende. Elke aankoop die je met deze kaart doet, moet gestaafd worden met een factuur of een duidelijk aankoopbewijs.


Wat kan altijd beter?

  • Aankooptickets zijn in veel gevallen goed, maar kunnen verbeterd worden als je een echte factuur vraagt. Stel dat je een aankoop doet in een grootwarenhuis of een lokale winkel, dan vraag je om een factuur. Elke ondernemer is in de mogelijkheid om facturen te maken, maar je moet er wel op aandringen.


Wat steek je er niet bij?

  • Verzekeringspolissen
  • BTW-uittreksels
  • Aanmaningen (tenzij er kosten op aangerekend werden die je ook betaald hebt)
  • Bestelbons, leverbons, orderbevestigingen, etc...
  • Belastingsdocumenten
  • Fiscale Attesten
  • Loonadministratie
  • Betaalbewijsjes van bancontact of credit card
  • Contracten van leveranciers


Je boekhouder wil natuurlijk geïnformeerd worden over een aantal zaken die in jouw brievenbus terechtkomen, dus je moet hem wel op de hoogte houden. Maar dat hoeft niet via de boekhouding te gebeuren.
Scan deze documenten in en verstuur ze per e-mail. Je hebt gelijk een bewijs dat je het nodige doorgestuurd hebt. Dit kan je doen voor alle btw-uittreksels, fiscale documenten, belastingsdocumenten, boekingsdocumenten van loonadministratie, etc...

De grote vraag blijft dan: als dit niet in de boekhouding moet, waar dan wel?

Dat is natuurlijk niet in 1-2-3 uitgelegd, maar moeilijk is het zeker niet. Als ondernemer kom je er alles over te weten via onze module Organisatie. Ben jij een administratieve medewerker dan is onze module Admin Team jouw training.

Tot binnenkort?

Groetjes
Lily

Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

Welkom in mijn administratief Walhalla

Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!

Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?

Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?

Daar doe je het toch voor!

Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.

Als administratie een berg is

Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.

Administratie door de ogen van een ondernemer

Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.

Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?

Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.

Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?

Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?

Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel

Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?

15 december 2019

Hallinto goes solo

Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.

Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk

18 november 2019

Ik ben een industriële vaatwasser

Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?

14 juli 2019

Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?

We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.

24 mei 2019

Ontroerd door een tevreden klant

Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.

HallintoAcademy On Tour in Kampenhout

en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.

26 maart 2019

Waarom omzet niet altijd belangrijk is

Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?

21 december 2018

Hoe was 2018 voor jou?

Hoe was 2018 voor jou?

14 juli 2018

Administratie? Het blijft een karwei...

Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?

29 juni 2018

Yeah!!!! Ik mag btw betalen

Verrast door de btw-afrekening?

7 juni 2018

Facturen kwijt?

Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

15 juni 2018

De goeie flow

Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

31 mei 2018

Factuur on hold, betaling on hold?

Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?

24 mei 2018

Hallo, mijn naam is Lily

Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.

close

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x