Vanmorgen las ik een Facebookpost van iemand die zich ergerde aan sommige e-mails die hij ontvangt, dikwijls beginnend met "Beste," en eindigend met "mvg".

En ik begrijp hem, ik kan er mij ook aan ergeren. Ik benoem het vaak als te weinig lettertjes op het toetsenbord.

Elementaire beleefdheid in e-mails

Het is al even geleden, maar we komen uit een tijd waar enkel administratieve medewerkers en meer specifiek de secretaresses de enige mensen op kantoor met een typemachine waren. Zij waren ook de eerste die over een computer beschikten om hun brieven te typen. Er waren regels om brieven en faxen te schrijven en die werden nauwgezet nageleefd.

Maar vandaag is dat niet meer. Iedereen heeft zijn eigen toestel en kan naar hartenlust alle schrijfsels de wereld insturen. Op zich een goede zaak, want dicteren duurt even lang als zelf schrijven.

Maar dan gaat het al wel eens fout, nietwaar?

Los van de begroeting bovenaan een e-mail of de afsluitende groet, zijn er heel wat e-mails waarin het niet nauw genomen wordt met spelregels, leestekens, alinea's en paragrafen.
En eigenlijk dragen deze allemaal bij tot het vlot kunnen lezen van teksten. Tot ervoor zorgen dat er geen foutieve interpretaties aan een tekst gegeven kan worden.

Zinnen kunnen een totaal andere betekenis krijgen wanneer een leesteken als een komma ontbreekt. Of wanneer men vergeet om hoofdletters en punten in zinnen te plaatsen.

Hoe ziet een goede e-mail eruit?

Mijn 6 tips:

1. Een e-mail van vandaag is wat de brief van vroeger was. En afhankelijk wie je ontvanger is, kan je deze zakelijker, formeler of informeler schrijven. Met andere woorden; schrijf de e-mail die je zelf graag leest. Schrijf in alinea's en paragrafen in plaats van één blok tekst. Een witruimte tussen zinnen geeft structuur en leest makkelijker.
   
   
2. De aanspreking bovenaan zet gelijk de toon, dus een goede binnenkomer is belangrijk. Als je niet weet wie je lezer is, dan maak je er "Beste mevrouw, meneer" van. Anders wordt het "Beste Liesbeth" of "Beste Koen" of "Beste meneer Klavers".
   Weet dat wanneer je "Beste" in het Engels naar "Dear" verandert, dan je de persoon dan aanspreekt met "schat". En vermoedelijk was dat niet de bedoeling. Maak je er "Dear Bart" van, dan is er geen enkel probleem. Alleen "Dear" vermelden, komt niet goed aan. 
   
   
3. Als je steeds terugkerende woorden of zinnen gebruikt, dan kan je deze voorprogrammeren zodanig dat je met weinig moeite een verzorgde indruk nalaat. Als ik "mvg" type, dan rolt er automatisch "vriendelijke groeten" uit. Dit doe je in de opties van je e-mailsoftware.
   
   
4. Het is al een aantal jaren gebruikelijk om achter de aanspreking en na de afsluitende groet geen komma's meer te plaatsen. Deze regel is eveneens van toepassing in brieven (mocht je deze nog maken).
   
   
5. Zorg ervoor dat al je e-mails en brieven dezelfde huisstijl bevatten als al je andere drukwerk dat jouw bedrijf verspreidt. Dat jouw boodschappen er steeds dezelfde look en feel op nahouden. Leg je lettertype en -grootte vast in de opties van je e-mailapplicatie.
   
   
6. Last, but not least; de inhoud van je e-mail is minstens even belangrijk als de vormgeving.
   Leesbaarheid van zinnen heeft te maken met de opbouw ervan. Gebruik voldoende woorden. Jouw lezer kan niet in je hoofd kijken en wil niet in de situatie komen dat hij er zelf woorden moet bij verzinnen om de tekst vlot te kunnen lezen, laat staan te begrijpen. Er is een wezenlijk verschil tussen een gesproken en een geschreven tekst. Een lezer leest op de toon die hij zelf kiest of volgens de mood waarin hij zich bevindt. Het is aan jou om te vermijden dat woorden als aanstootgevend of arrogant gelezen kunnen worden wanneer je het zo niet bedoeld had.
   Een e-mail is geen sms of whatsappbericht. Gebruik zo weinig mogelijk afkortingen of vakjargon dat voor jouw lezer weinig tot geen betekenis heeft.

Bonus

Een mail is geen e-mail
Als je vaak in het Engels correspondeert, weet dan dat mail de gewone post is die aan huis geleverd wordt. Voor anderstaligen is het moeilijk om te volgen wanneer jij dan voortdurend over de mail spreekt, maar eigenlijk e-mail bedoelt.

Email is geen e-mail
Dit is dan eerder voor Nederlandstaligen bedoeld. Wij hebben het koppelteken nodig om een verschil te maken met het glazuur op tegels of aardewerk, want dat noemen wij email.

Ben je ondernemer en wil je graag op een betere manier omgaan met je bedrijfsadministratie, laat het mij dan weten. Ik help je graag verder met tips, opleidingen en advies.