Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?

Vanmorgen las ik een Facebookpost van iemand die zich ergerde aan sommige e-mails die hij ontvangt, dikwijls beginnend met "Beste," en eindigend met "mvg".

En ik begrijp hem, ik kan er mij ook aan ergeren. Ik benoem het vaak als te weinig lettertjes op het toetsenbord.

Elementaire beleefdheid in e-mails

Het is al even geleden, maar we komen uit een tijd waar enkel administratieve medewerkers en meer specifiek de secretaresses de enige mensen op kantoor met een typemachine waren. Zij waren ook de eerste die over een computer beschikten om hun brieven te typen. Er waren regels om brieven en faxen te schrijven en die werden nauwgezet nageleefd.

Maar vandaag is dat niet meer. Iedereen heeft zijn eigen toestel en kan naar hartenlust alle schrijfsels de wereld insturen. Op zich een goede zaak, want dicteren duurt even lang als zelf schrijven.

Maar dan gaat het al wel eens fout, nietwaar?

Los van de begroeting bovenaan een e-mail of de afsluitende groet, zijn er heel wat e-mails waarin het niet nauw genomen wordt met spelregels, leestekens, alinea's en paragrafen.
En eigenlijk dragen deze allemaal bij tot het vlot kunnen lezen van teksten. Tot ervoor zorgen dat er geen foutieve interpretaties aan een tekst gegeven kan worden.

Zinnen kunnen een totaal andere betekenis krijgen wanneer een leesteken als een komma ontbreekt. Of wanneer men vergeet om hoofdletters en punten in zinnen te plaatsen.


Hoe ziet een goede e-mail eruit?

Mijn 6 tips:

  1. Een e-mail van vandaag is wat de brief van vroeger was. En afhankelijk wie je ontvanger is, kan je deze zakelijker, formeler of informeler schrijven. Met andere woorden; schrijf de e-mail die je zelf graag leest. Schrijf in alinea's en paragrafen in plaats van één blok tekst. Een witruimte tussen zinnen geeft structuur en leest makkelijker.

  2. De aanspreking bovenaan zet gelijk de toon, dus een goede binnenkomer is belangrijk. Als je niet weet wie je lezer is, dan maak je er "Beste mevrouw, meneer" van. Anders wordt het "Beste Liesbeth" of "Beste Koen" of "Beste meneer Klavers".
    Weet dat wanneer je "Beste" in het Engels naar "Dear" verandert, dan je de persoon dan aanspreekt met "schat". En vermoedelijk was dat niet de bedoeling. Maak je er "Dear Bart" van, dan is er geen enkel probleem. Alleen "Dear" vermelden, komt niet goed aan. 

  3. Als je steeds terugkerende woorden of zinnen gebruikt, dan kan je deze voorprogrammeren zodanig dat je met weinig moeite een verzorgde indruk nalaat. Als ik "mvg" type, dan rolt er automatisch "vriendelijke groeten" uit. Dit doe je in de opties van je e-mailsoftware.

  4. Het is al een aantal jaren gebruikelijk om achter de aanspreking en na de afsluitende groet geen komma's meer te plaatsen. Deze regel is eveneens van toepassing in brieven (mocht je deze nog maken).

  5. Zorg ervoor dat al je e-mails en brieven dezelfde huisstijl bevatten als al je andere drukwerk dat jouw bedrijf verspreidt. Dat jouw boodschappen er steeds dezelfde look en feel op nahouden. Leg je lettertype en -grootte vast in de opties van je e-mailapplicatie.

  6. Last, but not least; de inhoud van je e-mail is minstens even belangrijk als de vormgeving.
    Leesbaarheid van zinnen heeft te maken met de opbouw ervan. Gebruik voldoende woorden. Jouw lezer kan niet in je hoofd kijken en wil niet in de situatie komen dat hij er zelf woorden moet bij verzinnen om de tekst vlot te kunnen lezen, laat staan te begrijpen. Er is een wezenlijk verschil tussen een gesproken en een geschreven tekst. Een lezer leest op de toon die hij zelf kiest of volgens de mood waarin hij zich bevindt. Het is aan jou om te vermijden dat woorden als aanstootgevend of arrogant gelezen kunnen worden wanneer je het zo niet bedoeld had.
    Een e-mail is geen sms of whatsappbericht. Gebruik zo weinig mogelijk afkortingen of vakjargon dat voor jouw lezer weinig tot geen betekenis heeft.

Bonus

Een mail is geen e-mail
Als je vaak in het Engels correspondeert, weet dan dat mail de gewone post is die aan huis geleverd wordt. Voor anderstaligen is het moeilijk om te volgen wanneer jij dan voortdurend over de mail spreekt, maar eigenlijk e-mail bedoelt.

Email is geen e-mail
Dit is dan eerder voor Nederlandstaligen bedoeld. Wij hebben het koppelteken nodig om een verschil te maken met het glazuur op tegels of aardewerk, want dat noemen wij email.


Ben je ondernemer en wil je graag op een betere manier omgaan met je bedrijfsadministratie, laat het mij dan weten. Ik help je graag verder met tips, opleidingen en advies.


Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

Welkom in mijn administratief Walhalla

Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!

Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?

Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?

Daar doe je het toch voor!

Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.

Als administratie een berg is

Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.

Administratie door de ogen van een ondernemer

Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.

Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?

Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.

Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel

Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?

15 december 2019

Hallinto goes solo

Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.

Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk

18 november 2019

Ik ben een industriële vaatwasser

Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?

14 juli 2019

Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?

We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.

24 mei 2019

Ontroerd door een tevreden klant

Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.

HallintoAcademy On Tour in Kampenhout

en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.

26 maart 2019

Waarom omzet niet altijd belangrijk is

Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?

21 december 2018

Hoe was 2018 voor jou?

Hoe was 2018 voor jou?

20 juli 2018

Geef de boekhouder wat rust

Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.

14 juli 2018

Administratie? Het blijft een karwei...

Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?

29 juni 2018

Yeah!!!! Ik mag btw betalen

Verrast door de btw-afrekening?

7 juni 2018

Facturen kwijt?

Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

15 juni 2018

De goeie flow

Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

31 mei 2018

Factuur on hold, betaling on hold?

Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?

24 mei 2018

Hallo, mijn naam is Lily

Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.

close

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x