Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?
Vanmorgen las ik een Facebookpost van iemand die zich ergerde aan sommige e-mails die hij ontvangt, dikwijls beginnend met "Beste," en eindigend met "mvg".
En ik begrijp hem, ik kan er mij ook aan ergeren. Ik benoem het vaak als te weinig lettertjes op het toetsenbord.
Elementaire beleefdheid in e-mails
Het is al even geleden, maar we komen uit een tijd waar enkel administratieve medewerkers en meer specifiek de secretaresses de enige mensen op kantoor met een typemachine waren. Zij waren ook de eerste die over een computer beschikten om hun brieven te typen. Er waren regels om brieven en faxen te schrijven en die werden nauwgezet nageleefd.
Maar vandaag is dat niet meer. Iedereen heeft zijn eigen toestel en kan naar hartenlust alle schrijfsels de wereld insturen. Op zich een goede zaak, want dicteren duurt even lang als zelf schrijven.
Maar dan gaat het al wel eens fout, nietwaar?
Los van de begroeting bovenaan een e-mail of de afsluitende groet, zijn er heel wat e-mails waarin het niet nauw genomen wordt met spelregels, leestekens, alinea's en paragrafen.
En eigenlijk dragen deze allemaal bij tot het vlot kunnen lezen van teksten. Tot ervoor zorgen dat er geen foutieve interpretaties aan een tekst gegeven kan worden.
Zinnen kunnen een totaal andere betekenis krijgen wanneer een leesteken als een komma ontbreekt. Of wanneer men vergeet om hoofdletters en punten in zinnen te plaatsen.
Hoe ziet een goede e-mail eruit?
Mijn 6 tips:
- Een e-mail van vandaag is wat de brief van vroeger was. En afhankelijk wie je ontvanger is, kan je deze zakelijker, formeler of informeler schrijven. Met andere woorden; schrijf de e-mail die je zelf graag leest. Schrijf in alinea's en paragrafen in plaats van één blok tekst. Een witruimte tussen zinnen geeft structuur en leest makkelijker.
- De aanspreking bovenaan zet gelijk de toon, dus een goede binnenkomer is belangrijk. Als je niet weet wie je lezer is, dan maak je er "Beste mevrouw, meneer" van. Anders wordt het "Beste Liesbeth" of "Beste Koen" of "Beste meneer Klavers".
Weet dat wanneer je "Beste" in het Engels naar "Dear" verandert, dan je de persoon dan aanspreekt met "schat". En vermoedelijk was dat niet de bedoeling. Maak je er "Dear Bart" van, dan is er geen enkel probleem. Alleen "Dear" vermelden, komt niet goed aan. - Als je steeds terugkerende woorden of zinnen gebruikt, dan kan je deze voorprogrammeren zodanig dat je met weinig moeite een verzorgde indruk nalaat. Als ik "mvg" type, dan rolt er automatisch "vriendelijke groeten" uit. Dit doe je in de opties van je e-mailsoftware.
- Het is al een aantal jaren gebruikelijk om achter de aanspreking en na de afsluitende groet geen komma's meer te plaatsen. Deze regel is eveneens van toepassing in brieven (mocht je deze nog maken).
- Zorg ervoor dat al je e-mails en brieven dezelfde huisstijl bevatten als al je andere drukwerk dat jouw bedrijf verspreidt. Dat jouw boodschappen er steeds dezelfde look en feel op nahouden. Leg je lettertype en -grootte vast in de opties van je e-mailapplicatie.
- Last, but not least; de inhoud van je e-mail is minstens even belangrijk als de vormgeving.
Leesbaarheid van zinnen heeft te maken met de opbouw ervan. Gebruik voldoende woorden. Jouw lezer kan niet in je hoofd kijken en wil niet in de situatie komen dat hij er zelf woorden moet bij verzinnen om de tekst vlot te kunnen lezen, laat staan te begrijpen. Er is een wezenlijk verschil tussen een gesproken en een geschreven tekst. Een lezer leest op de toon die hij zelf kiest of volgens de mood waarin hij zich bevindt. Het is aan jou om te vermijden dat woorden als aanstootgevend of arrogant gelezen kunnen worden wanneer je het zo niet bedoeld had.
Een e-mail is geen sms of whatsappbericht. Gebruik zo weinig mogelijk afkortingen of vakjargon dat voor jouw lezer weinig tot geen betekenis heeft.
Bonus
Een mail is geen e-mail
Als je vaak in het Engels correspondeert, weet dan dat mail de gewone post is die aan huis geleverd wordt. Voor anderstaligen is het moeilijk om te volgen wanneer jij dan voortdurend over de mail spreekt, maar eigenlijk e-mail bedoelt.
Email is geen e-mail
Dit is dan eerder voor Nederlandstaligen bedoeld. Wij hebben het koppelteken nodig om een verschil te maken met het glazuur op tegels of aardewerk, want dat noemen wij email.
Ben je ondernemer en wil je graag op een betere manier omgaan met je bedrijfsadministratie, laat het mij dan weten. Ik help je graag verder met tips, opleidingen en advies.
Deel met je vrienden:
MIJN TIPS & MUST-DO'S TEGEN DE HECTIEK VAN DE DAG
Over boeken, podcasts, nice-to-haves of gewoon dingen die voor mij het verschil maken.
KLEINE INGREPEN VOOR EEN WERELD VAN VERSCHIL
Een objectieve blik op iets waar je al jaren naar staart, kan inzichten geven die bijna vanzelfsprekend zijn.
LAGE TARIEVEN ZETTEN JE GEVANGEN
En leiden tot meer werken. In een maatschappij waarin we altijd tijd te kort hebben, zou schaarste je moeten aanzetten tot slimmer werken. Waarom kom je er dan niet toe?
DE MEDEWERKER OM DE MENS OR TO GET THE JOB DONE?
We kijken makkelijk naar het menselijke aspect bij leiderschap terwijl een aantal vaardigheden, tools of mechanismen jouw structuur overeind helpen staan.
WAT HET MOEILIJK MAAKT VOOR ONDERNEMERS
Ondernemers die bij mij aankloppen vinden het moeilijk om het onder woorden te brengen.
ER WAS EENS ...
Hoe een veronderstelling kan afwijken van de realiteit en je misschien de shock niet te boven komt.
ZIEN EN GEZIEN WORDEN
Veel ondernemers houden er niet van om zichzelf op een podium te zetten, maar zonder zichtbaarheid worden we niet gezien.
DURF TE ZEGGEN WAT ER NIET LOOPT
Ik lanceerde een vraag om anoniem het achterste van je tong te laten zien. Eerlijk en concreet.
GEEN ZOMER ZONDER SCHATKIST
Kijk om je heen, luister naar wat er is, ontdek en laat je verrassen. Elk hoekje bevat schatten waaruit je kan leren. Voor jezelf als ondernemer en voor je bedrijf. Laat ze niet aan jou voorbij gaan.
MEDEWERKERS KUNNEN MEER DAN MUNTBLAADJES PLUKKEN
Elk tandwieltje in een organisatie is belangrijk. De manier hoe je dit invult en ermee omgaat als bedrijfsleider, is nog belangrijker.
WE STAAN ALLEMAAL WEL EENS IN DE WEG VAN ONZE ONDERNEMING
Onzekerheid over ons eigen kunnen durft ons te blokkeren in wat we willen realiseren. Op die manier doen we ons bedrijf te kort. Maar het kan anders.
VERANDEREN KOST INZET
Stapsgewijze verbeteringen vinden veel meer bijklank dan snelle veranderingen, maar vanzelf gaat het nooit.
INNOVATIE: EEN MODEWOORD OF NIET?
Niets in de wereld staat stil en achteruit kijken is goed als je er voorwaarts iets mee doet.
ADVIES OF GEEN ADVIES, THAT'S THE QUESTION!
Ga jij voor de quick win en ben jij op zoek naar kant-en-klare antwoorden? Of graaf je graag dieper naar een werkwijze om tot een antwoord te komen?
BEDRIJFSCULTUUR ALS MOTOR VAN JE BEDRIJF
Kijk jij wel eens verwonderd naar een ander bedrijf met de vragende blik waarom het daar allemaal net iets beter lijkt te lopen dan in je eigen bedrijf? Cultuur is vermoedelijk het sleutelwoord.
IK BEN STUDENT
Als levenslag leren een persoonlijk motto is, dan lijkt het opzoeken van de schoolbanken nooit ver weg. Vandaag ben ik opnieuw student met een bacheloropleiding.
MISMANAGEMENT HEEFT MIJ HEEL WAT GEKOST
Een goede ondernemer zijn is niet hetzelfde als een goede manager en daar heb ik best wel wat lessen uit geleerd die jij jezelf kan besparen.
3 TIPS VOOR STARTENDE ONDERNEMERS
Als jij het net anders wil aanpakken dan je collega's, dan komen deze starterstips je goed van pas.
DE IMPACT VAN GROEI
Niemand wordt geboren met kennis en skills. Niemand is een geboren leider, maar je kan er wel een worden. Lees hier hoe mijn eigen leerschool bijdraagt.
GELIJK, MAAR ZO VERSCHILLEND
Wat jou onderscheidt als ondernemer, is meer dan je vak of je vaardigheid. Het gaat om jou als mens en hoe je je profileert. Je eigenheid, je aanpak, je wezen. Gebruik het als een voordeel voor jezelf.
DOWNSIZEN ALS OPPORTUNITEIT
Je kan als ondernemer groots zijn zonder groot te zijn. Omvang is niet alles.
HET ONGEMAK VAN GELD
En hoe jouw relatie tot geld mee bepaalt welke beslisisngen je neemt.
ALS KLEIN BEDRIJF DE DIGITALE WERELD INSTAPPEN
Vroeg of laat moet je mee met de digitalisering en dat is vaak een uitdagend gegeven voor de ondernemer. Welke struikelblokken kunnen op je pad komen te liggen? Lees hier mijn verhaal over mijn klant.
HET ONDERNEMERSCHAP IS ALS EEN PAAR SCHOENEN.
Fijn als het goed zit, maar een hel als het knelt.
KOMT EEN MAN BIJ DE DOKTER
Pleisters plakken op wonden die al etteren? Niet de juiste oplossing, toch?
Digitaliseren? Hoe dan!
Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.
Welkom in mijn administratief Walhalla
Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!
Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?
Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?
Daar doe je het toch voor!
Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.
Als administratie een berg is
Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.
Administratie door de ogen van een ondernemer
Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.
Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?
Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.
Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel
Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?
Hallinto goes solo
Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.
15 december 2019
Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk
Ik ben een industriële vaatwasser
Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?
18 november 2019
Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?
We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.
14 juli 2019
Ontroerd door een tevreden klant
Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.
24 mei 2019
HallintoAcademy On Tour in Kampenhout
en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.
Waarom omzet niet altijd belangrijk is
Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?
26 maart 2019
Hoe was 2018 voor jou?
Hoe was 2018 voor jou?
21 december 2018
Geef de boekhouder wat rust
Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.
20 juli 2018
Administratie? Het blijft een karwei...
Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?
14 juli 2018
Yeah!!!! Ik mag btw betalen
Verrast door de btw-afrekening?
29 juni 2018
Facturen kwijt?
Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.
7 juni 2018
De goeie flow
Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?
15 juni 2018
Factuur on hold, betaling on hold?
Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?
31 mei 2018
Hallo, mijn naam is Lily
Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.
24 mei 2018