Administratie door de ogen van een ondernemer

Ik was een tijdje geleden op een event met ondernemers en ik was daar als één van de sprekers. Mijn gespreksonderwerp is uiteraard altijd een variant op administratie van kleine ondernemingen, of het organiseren en structureren ervan.

Na de sessie was er nog gelegenheid om na te praten met de aanwezigen en zo geraakte ik aan de babbel met een dame die een schoonheidsinstituut heeft met een aantal medewerkers. Haar administratie bestaat eruit dat ze een mapje 'te betalen facturen' en een mapje 'betaalde facturen' heeft. Daarnaast is haar bureau een gestructureerde puinhoop, om het met haar woorden te zeggen. En tot zover haar administratie, of toch volgens haar.

Hmmm, denk ik dan. Is dit niet wat kort door de bocht of is je goesting om je over je administratie te ontfermen zo ver zoek?

Ik begrijp het allemaal wel, he. Drukke en goed gevulde dagen met praktische en uitvoerende zaken en eens de deur 's avond dicht en de lichten gedoofd, dan pas begint het administratief spektakel en dan wil je magische toverstok niet meer. Alle energie die je had, heb je doorheen de dag achtergelaten bij klanten.

Ostentatief had ik mezelf als laatste van de acht sprekers geplaatst om te benadrukken dat de administratie altijd de laatste plaats krijgt en vaak ook buiten de deadlines uitgevoerd wordt. Heel herkenbaar. Zo vertelde diezelfde dame dat ze zich elke week voorneemt om op zaterdagmiddag haar bestellingen klaar te maken, met als resultaat dat ze bijna elke maandagochtend, haar vrije dag nota bene, moet opofferen omdat ze haar afspraak met zichzelf niet is nagekomen. Als kers op de taart heeft ze weinig affiniteit met computers en zoekt ze zich blind naar van alles en nog wat.


Doe nu mee aan de 28d-Challenge


Administratie, vermoeiend, toch?

Voor heel wat ondernemers is dat nog steeds de gang van zaken. Een hele dag hollen van klant naar klant, een hele week rennen van hot naar her, met leveranciers in de weer zijn, medewerkers vooruit helpen. Het stopt nooit totdat de stilte van de avond valt of het ochtendgloren van het weekend je in het gezicht kijkt.

En dan kijk je naar je bureau en denkt bij jezelf: omdraaien en wegwezen. En een week later is de berg alleen maar groter geworden.

Herkenbaar, nietwaar?

We hebben niet voor alles evenveel talent en we slagen er meestal ook niet in om de nodige energie te vinden voor datgene wat ons geen energie geeft. Dat is bij mij niet anders. Ik kan mezelf niet motiveren om elke week het huis te poetsen, maar ik wil wel dat het netjes is. Tja, zoveel opties zijn er dan niet, he.

Maar jij hebt een bedrijf en dat komt met verplichtingen. Je administratie verwerken, is daar één van.


Hebben jouw excuses een reden van bestaan of zijn het maar excuses?
Eens aftoetsen:

Ik begrijp het allemaal niet zo goed 


Dat begrijp ik. Administratie is dan ook een vak apart en dat wordt heel vaak onderschat. Het vraagt veel vaardigheden, het vraagt om kennis op heel wat vlakken en het vraagt om een uitmuntende uitvoer.
Het is not done om als installateur een pracht van een badkamer af te leveren, maar dan een factuur te maken die onvolledig is of waar de btw-voet niet van klopt.

Ik ben snel afgeleid


Het kan natuurlijk ook zijn dat je toelaat dat je afgeleid wordt omdat je met iets bezig bent dat je niet leuk vindt. Elke reden is dan voldoende om je van je bureau weg te lokken. Het kan ook zijn dat je continue van de hak op de tak springt en weinig tot een goed einde kan brengen. Dit vraagt om planning en de discipline om de planning uit te voeren. Iedereen kan dat leren met de juiste technieken.

Het is te veel


Als het werkvolume toeneemt, dan is dit ook onmiddellijk voelbaar in de administratie. Meer klanten, meer bestellingen, meer aankoopfacturen, meer verkoopfacturen, enzovoort. Een logisch gevolg.
Zo veel dat het op een bepaald moment niet meer lukt om het bol te werken.
Zoveel keuzes heb je hier niet: ofwel kies je ervoor om te minderen zodat je alles zelf kan blijven doen, ofwel moet je mensen inschakelen. Idealiter is dat niet je partner, want die zat er niet op te wachten om jouw administratie in de vrije uren bij te nemen.

Het is een chaos


Hoe klein je bedrijf ook is, het is en blijft een bedrijf waar je je met àlle taken moet bezighouden en waar jij de manager, de beslissingsnemer en de uitvoerder bent. Ik denk dat dit het meest onderschatte deel van ondernemen is. Ik hoor heel vaak zeggen dat ze enkel maar hun vak wilde uitoefenen. En dit laat zich heel snel voelen in de administratie.

Ik vind nooit iets terug


Je kan pas iets terugvinden als het aanvankelijk op de juiste plaats opgeborgen werd. Dat is zo in je keukenkast en evenzeer in je kleerkast. Dus waarom zou dit anders zijn met je administratie?
Zaak is dat heel wat ondernemers heel wat uren aan het zoeken zijn. Iets wat een eenvoudige administratieve structuur makkelijk kan oplossen. Maar je moet natuurlijk wel weten hoe hieraan te beginnen.

Het is zoveeeeeel papier


Dat klopt en dat is omdat we met zoveel gemak massa's papier uit de printer laten rollen. Want iets dat we niet meer vinden, printen we snel opnieuw even uit. En dan uiteindelijk heb je twee identieke aankoopfacturen in je hand, maar weet je tegelijk niet meer of er eigenlijk al één in de boekhouding zit.
Ook dat kan allemaal eenvoudiger, met minder papier en goede systemen.

Ik heb geen systeem


Dat kan een grote tijdrover zijn en je had al geen tijd op overschot. Maar systemen komen in verschillende vormen. Misschien heb je geen doordachte werkprocedures waardoor je steeds je werkmethode opnieuw uitvindt terwijl je ermee bezig bent. Heel tijdrovend en heel vermoeiend.
Misschien ontbreekt het je aan een gepaste software om je werk sneller en makkelijker te laten verlopen.

Ik doe het niet graag


Dat mag, maar dan ben je aan jezelf verplicht om hier iemand voor in te schakelen. Iemand dit het graag doet, die het goed kan en die er energie van krijgt. Laten liggen en ernaar kijken, helpt de zaak niet vooruit.

Voor elk van jouw struikelblokken zijn er oplossingen, maar begin al eens met je bottlenecks op te lijsten.
Wat weerhoudt jou ervan om een administratief pareltje af te leveren?

Moet je jezelf nog overtuigen of wil je samen je struikelblokken in kaart brengen, kom dan eens praten.


Laagdrempelig beginnen is de beste manier en dat kam met de 28d challenge.
28 dagen lang wordt je gevoed met tips, met tricks, met kennis en met methodieken. En dat voor slechts 28€.

Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

Welkom in mijn administratief Walhalla

Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!

Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?

Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?

Daar doe je het toch voor!

Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.

Als administratie een berg is

Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.

Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?

Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.

Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?

Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?

Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel

Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?

15 december 2019

Hallinto goes solo

Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.

Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk

18 november 2019

Ik ben een industriële vaatwasser

Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?

14 juli 2019

Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?

We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.

24 mei 2019

Ontroerd door een tevreden klant

Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.

HallintoAcademy On Tour in Kampenhout

en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.

26 maart 2019

Waarom omzet niet altijd belangrijk is

Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?

21 december 2018

Hoe was 2018 voor jou?

Hoe was 2018 voor jou?

20 juli 2018

Geef de boekhouder wat rust

Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.

14 juli 2018

Administratie? Het blijft een karwei...

Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?

29 juni 2018

Yeah!!!! Ik mag btw betalen

Verrast door de btw-afrekening?

7 juni 2018

Facturen kwijt?

Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

15 juni 2018

De goeie flow

Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

31 mei 2018

Factuur on hold, betaling on hold?

Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?

24 mei 2018

Hallo, mijn naam is Lily

Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.

close

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x