Administratie door de ogen van een ondernemer
Ik was een tijdje geleden op een event met ondernemers en ik was daar als één van de sprekers. Mijn gespreksonderwerp is uiteraard altijd een variant op administratie van kleine ondernemingen, of het organiseren en structureren ervan.
Na de sessie was er nog gelegenheid om na te praten met de aanwezigen en zo geraakte ik aan de babbel met een dame die een schoonheidsinstituut heeft met een aantal medewerkers. Haar administratie bestaat eruit dat ze een mapje 'te betalen facturen' en een mapje 'betaalde facturen' heeft. Daarnaast is haar bureau een gestructureerde puinhoop, om het met haar woorden te zeggen. En tot zover haar administratie, of toch volgens haar.
Hmmm, denk ik dan. Is dit niet wat kort door de bocht of is je goesting om je over je administratie te ontfermen zo ver zoek?
Ik begrijp het allemaal wel, he. Drukke en goed gevulde dagen met praktische en uitvoerende zaken en eens de deur 's avond dicht en de lichten gedoofd, dan pas begint het administratief spektakel en dan wil je magische toverstok niet meer. Alle energie die je had, heb je doorheen de dag achtergelaten bij klanten.
Ostentatief had ik mezelf als laatste van de acht sprekers geplaatst om te benadrukken dat de administratie altijd de laatste plaats krijgt en vaak ook buiten de deadlines uitgevoerd wordt. Heel herkenbaar. Zo vertelde diezelfde dame dat ze zich elke week voorneemt om op zaterdagmiddag haar bestellingen klaar te maken, met als resultaat dat ze bijna elke maandagochtend, haar vrije dag nota bene, moet opofferen omdat ze haar afspraak met zichzelf niet is nagekomen. Als kers op de taart heeft ze weinig affiniteit met computers en zoekt ze zich blind naar van alles en nog wat.
Administratie, vermoeiend, toch?
Voor heel wat ondernemers is dat nog steeds de gang van zaken. Een hele dag hollen van klant naar klant, een hele week rennen van hot naar her, met leveranciers in de weer zijn, medewerkers vooruit helpen. Het stopt nooit totdat de stilte van de avond valt of het ochtendgloren van het weekend je in het gezicht kijkt.
En dan kijk je naar je bureau en denkt bij jezelf: omdraaien en wegwezen. En een week later is de berg alleen maar groter geworden.
Herkenbaar, nietwaar?
We hebben niet voor alles evenveel talent en we slagen er meestal ook niet in om de nodige energie te vinden voor datgene wat ons geen energie geeft. Dat is bij mij niet anders. Ik kan mezelf niet motiveren om elke week het huis te poetsen, maar ik wil wel dat het netjes is. Tja, zoveel opties zijn er dan niet, he.
Maar jij hebt een bedrijf en dat komt met verplichtingen. Je administratie verwerken, is daar één van.
Hebben jouw excuses een reden van bestaan of zijn het maar excuses?
Eens aftoetsen:
Ik begrijp het allemaal niet zo goed
Dat begrijp ik. Administratie is dan ook een vak apart en dat wordt heel vaak onderschat. Het vraagt veel vaardigheden, het vraagt om kennis op heel wat vlakken en het vraagt om een uitmuntende uitvoer.
Het is not done om als installateur een pracht van een badkamer af te leveren, maar dan een factuur te maken die onvolledig is of waar de btw-voet niet van klopt.
Ik ben snel afgeleid
Het kan natuurlijk ook zijn dat je toelaat dat je afgeleid wordt omdat je met iets bezig bent dat je niet leuk vindt. Elke reden is dan voldoende om je van je bureau weg te lokken. Het kan ook zijn dat je continue van de hak op de tak springt en weinig tot een goed einde kan brengen. Dit vraagt om planning en de discipline om de planning uit te voeren. Iedereen kan dat leren met de juiste technieken.
Het is te veel
Als het werkvolume toeneemt, dan is dit ook onmiddellijk voelbaar in de administratie. Meer klanten, meer bestellingen, meer aankoopfacturen, meer verkoopfacturen, enzovoort. Een logisch gevolg.
Zo veel dat het op een bepaald moment niet meer lukt om het bol te werken.
Zoveel keuzes heb je hier niet: ofwel kies je ervoor om te minderen zodat je alles zelf kan blijven doen, ofwel moet je mensen inschakelen. Idealiter is dat niet je partner, want die zat er niet op te wachten om jouw administratie in de vrije uren bij te nemen.
Het is een chaos
Hoe klein je bedrijf ook is, het is en blijft een bedrijf waar je je met àlle taken moet bezighouden en waar jij de manager, de beslissingsnemer en de uitvoerder bent. Ik denk dat dit het meest onderschatte deel van ondernemen is. Ik hoor heel vaak zeggen dat ze enkel maar hun vak wilde uitoefenen. En dit laat zich heel snel voelen in de administratie.
Ik vind nooit iets terug
Je kan pas iets terugvinden als het aanvankelijk op de juiste plaats opgeborgen werd. Dat is zo in je keukenkast en evenzeer in je kleerkast. Dus waarom zou dit anders zijn met je administratie?
Zaak is dat heel wat ondernemers heel wat uren aan het zoeken zijn. Iets wat een eenvoudige administratieve structuur makkelijk kan oplossen. Maar je moet natuurlijk wel weten hoe hieraan te beginnen.
Het is zoveeeeeel papier
Dat klopt en dat is omdat we met zoveel gemak massa's papier uit de printer laten rollen. Want iets dat we niet meer vinden, printen we snel opnieuw even uit. En dan uiteindelijk heb je twee identieke aankoopfacturen in je hand, maar weet je tegelijk niet meer of er eigenlijk al één in de boekhouding zit.
Ook dat kan allemaal eenvoudiger, met minder papier en goede systemen.
Ik heb geen systeem
Dat kan een grote tijdrover zijn en je had al geen tijd op overschot. Maar systemen komen in verschillende vormen. Misschien heb je geen doordachte werkprocedures waardoor je steeds je werkmethode opnieuw uitvindt terwijl je ermee bezig bent. Heel tijdrovend en heel vermoeiend.
Misschien ontbreekt het je aan een gepaste software om je werk sneller en makkelijker te laten verlopen.
Ik doe het niet graag
Dat mag, maar dan ben je aan jezelf verplicht om hier iemand voor in te schakelen. Iemand dit het graag doet, die het goed kan en die er energie van krijgt. Laten liggen en ernaar kijken, helpt de zaak niet vooruit.
Voor elk van jouw struikelblokken zijn er oplossingen, maar begin al eens met je bottlenecks op te lijsten.
Wat weerhoudt jou ervan om een administratief pareltje af te leveren?
Moet je jezelf nog overtuigen of wil je samen je struikelblokken in kaart brengen, kom dan eens praten.
Laagdrempelig beginnen is de beste manier en dat kam met de 28d challenge.
28 dagen lang wordt je gevoed met tips, met tricks, met kennis en met methodieken. En dat voor slechts 28€.
Deel met je vrienden:
MIJN TIPS & MUST-DO'S TEGEN DE HECTIEK VAN DE DAG
Over boeken, podcasts, nice-to-haves of gewoon dingen die voor mij het verschil maken.
KLEINE INGREPEN VOOR EEN WERELD VAN VERSCHIL
Een objectieve blik op iets waar je al jaren naar staart, kan inzichten geven die bijna vanzelfsprekend zijn.
LAGE TARIEVEN ZETTEN JE GEVANGEN
En leiden tot meer werken. In een maatschappij waarin we altijd tijd te kort hebben, zou schaarste je moeten aanzetten tot slimmer werken. Waarom kom je er dan niet toe?
DE MEDEWERKER OM DE MENS OR TO GET THE JOB DONE?
We kijken makkelijk naar het menselijke aspect bij leiderschap terwijl een aantal vaardigheden, tools of mechanismen jouw structuur overeind helpen staan.
WAT HET MOEILIJK MAAKT VOOR ONDERNEMERS
Ondernemers die bij mij aankloppen vinden het moeilijk om het onder woorden te brengen.
ER WAS EENS ...
Hoe een veronderstelling kan afwijken van de realiteit en je misschien de shock niet te boven komt.
ZIEN EN GEZIEN WORDEN
Veel ondernemers houden er niet van om zichzelf op een podium te zetten, maar zonder zichtbaarheid worden we niet gezien.
DURF TE ZEGGEN WAT ER NIET LOOPT
Ik lanceerde een vraag om anoniem het achterste van je tong te laten zien. Eerlijk en concreet.
GEEN ZOMER ZONDER SCHATKIST
Kijk om je heen, luister naar wat er is, ontdek en laat je verrassen. Elk hoekje bevat schatten waaruit je kan leren. Voor jezelf als ondernemer en voor je bedrijf. Laat ze niet aan jou voorbij gaan.
MEDEWERKERS KUNNEN MEER DAN MUNTBLAADJES PLUKKEN
Elk tandwieltje in een organisatie is belangrijk. De manier hoe je dit invult en ermee omgaat als bedrijfsleider, is nog belangrijker.
WE STAAN ALLEMAAL WEL EENS IN DE WEG VAN ONZE ONDERNEMING
Onzekerheid over ons eigen kunnen durft ons te blokkeren in wat we willen realiseren. Op die manier doen we ons bedrijf te kort. Maar het kan anders.
VERANDEREN KOST INZET
Stapsgewijze verbeteringen vinden veel meer bijklank dan snelle veranderingen, maar vanzelf gaat het nooit.
INNOVATIE: EEN MODEWOORD OF NIET?
Niets in de wereld staat stil en achteruit kijken is goed als je er voorwaarts iets mee doet.
ADVIES OF GEEN ADVIES, THAT'S THE QUESTION!
Ga jij voor de quick win en ben jij op zoek naar kant-en-klare antwoorden? Of graaf je graag dieper naar een werkwijze om tot een antwoord te komen?
BEDRIJFSCULTUUR ALS MOTOR VAN JE BEDRIJF
Kijk jij wel eens verwonderd naar een ander bedrijf met de vragende blik waarom het daar allemaal net iets beter lijkt te lopen dan in je eigen bedrijf? Cultuur is vermoedelijk het sleutelwoord.
IK BEN STUDENT
Als levenslag leren een persoonlijk motto is, dan lijkt het opzoeken van de schoolbanken nooit ver weg. Vandaag ben ik opnieuw student met een bacheloropleiding.
MISMANAGEMENT HEEFT MIJ HEEL WAT GEKOST
Een goede ondernemer zijn is niet hetzelfde als een goede manager en daar heb ik best wel wat lessen uit geleerd die jij jezelf kan besparen.
3 TIPS VOOR STARTENDE ONDERNEMERS
Als jij het net anders wil aanpakken dan je collega's, dan komen deze starterstips je goed van pas.
DE IMPACT VAN GROEI
Niemand wordt geboren met kennis en skills. Niemand is een geboren leider, maar je kan er wel een worden. Lees hier hoe mijn eigen leerschool bijdraagt.
GELIJK, MAAR ZO VERSCHILLEND
Wat jou onderscheidt als ondernemer, is meer dan je vak of je vaardigheid. Het gaat om jou als mens en hoe je je profileert. Je eigenheid, je aanpak, je wezen. Gebruik het als een voordeel voor jezelf.
DOWNSIZEN ALS OPPORTUNITEIT
Je kan als ondernemer groots zijn zonder groot te zijn. Omvang is niet alles.
HET ONGEMAK VAN GELD
En hoe jouw relatie tot geld mee bepaalt welke beslisisngen je neemt.
ALS KLEIN BEDRIJF DE DIGITALE WERELD INSTAPPEN
Vroeg of laat moet je mee met de digitalisering en dat is vaak een uitdagend gegeven voor de ondernemer. Welke struikelblokken kunnen op je pad komen te liggen? Lees hier mijn verhaal over mijn klant.
HET ONDERNEMERSCHAP IS ALS EEN PAAR SCHOENEN.
Fijn als het goed zit, maar een hel als het knelt.
KOMT EEN MAN BIJ DE DOKTER
Pleisters plakken op wonden die al etteren? Niet de juiste oplossing, toch?
Digitaliseren? Hoe dan!
Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.
Welkom in mijn administratief Walhalla
Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!
Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?
Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?
Daar doe je het toch voor!
Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.
Als administratie een berg is
Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.
Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?
Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.
Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?
Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?
Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel
Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?
Hallinto goes solo
Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.
15 december 2019
Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk
Ik ben een industriële vaatwasser
Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?
18 november 2019
Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?
We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.
14 juli 2019
Ontroerd door een tevreden klant
Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.
24 mei 2019
HallintoAcademy On Tour in Kampenhout
en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.
Waarom omzet niet altijd belangrijk is
Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?
26 maart 2019
Hoe was 2018 voor jou?
Hoe was 2018 voor jou?
21 december 2018
Geef de boekhouder wat rust
Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.
20 juli 2018
Administratie? Het blijft een karwei...
Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?
14 juli 2018
Yeah!!!! Ik mag btw betalen
Verrast door de btw-afrekening?
29 juni 2018
Facturen kwijt?
Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.
7 juni 2018
De goeie flow
Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?
15 juni 2018
Factuur on hold, betaling on hold?
Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?
31 mei 2018
Hallo, mijn naam is Lily
Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.
24 mei 2018