DIGITALISEREN? HOE DAN!
Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.
"Iedereen heeft er de mond van vol", zei de collega-ondernemer, "maar wat er dan juist verwacht wordt, of wat ermee bedoeld wordt, is mij niet altijd duidelijk."
Dus bij deze, met veel plezier.
Weg met papier
Algemeen kan je stellen dat je hoe langer, hoe minder papier op je bureau hebt liggen. Althans, dat is het fijne gevolg van een doorgedreven digitalisering. Hoe meer je via je computer opmaakt, verwerkt én verzendt, hoe minder je aan de printer staat te wachten op je printjes.
Dat vergt een andere aanpak en die aanpak begint bij een andere mindset. Als je van mening bent dat je je comfortabeler voelt als je een blad in je handen hebt, dan zal het wat langer duren om de overstap te maken.
Ik snap dat volkomen, want toen destijds de eerste stappen naar digitale facturen gezet werden, had ik er zelf wat bezwaren tegen. Plots werd je als klant op onnodige kosten gejaagd als een e-factuur in de mailbox landde. Het leek erop dat de voordelen enkel bij de leverancier zaten: geen factuur meer uitprinten, geen postzegel plakken, geen enveloppe meer nodig, los van de werktijd die ingekort werd omdat de handelingen van het printen, plooien, dichtplakken en zegelplakken plots ook wegvielen.
Goed gezien van de leverancier, dacht ik toen, terwijl mijn printer overuren draaide om alle e-facturen uit te printen om ze als volgt te kunnen verwerken.
De beginfase was niet zo evident.
Vandaag zit ik in de volledig tegengestelde modus en durf ik wel eens te sakkeren op leveranciers die nog altijd de weg naar software en digitalisering niet gevonden hebben. De overheid en verzekeringsmaatschappijen spannen hierin nog vaak de kroon.
Gelukkig spreken we intussen over 80% digitaal en 20% op papier. Vermoedelijk heeft dit ook te maken met het ontbreken van een e-mailadres. Niet dat er geen is, maar vaak is het niet gekend.
Ik kan fout zijn, maar ik dacht niet dat je verplicht bent om een e-mailadres bekend te maken op officiële plaatsen zoals de KBO, de gouden gids, de bedrijfswebsite.
Kan iemand hier aub werk van maken om een e-mailadres wettelijk toe te voegen aan het maatschappelijke adres? Wie pakt hier de handdoek op? 
Software to the rescue
Je werkmethodes digitaliseren kan enkel maar als je daar de juiste middelen voor inschakelt, met name software. Dit is niet evident want er is zoveel verkrijgbaar dat je vaak niet weet wat te kiezen, maar je komt al een heel eind als je hier even aandacht aan schenkt:
- Basissoftware zoals een tekstverwerker en rekenblad, beter gekend als Word en Excel, of voor de Google-gebruikers Documenten of Spreadsheets. Waar je voor kiest is een beetje afhankelijk van je gebruik en je doel.
- Facturatiesoftware: een klein pakket, een groot pakket, iets ertussenin... Op zich maakt dat niet uit, zolang het voor jou werkt en je er alles mee kan doen om dit proces mee te verwerken. (Hier komt ik in een latere blog nog op terug)
- Samenwerken: heb je een team en worden er heel wat documenten gedeeld, vermijd dan om heen en weer te mailen waarbij je uiteindelijk niet meer weet wat de meest correcte versie is. Er zijn verschillende softwareoplossingen die net dit voor je doen en die een centrale plaats voor je projectbeheer kunnen zijn
- To do's: ligt jouw bureau nog vol met lijstjes en post-its, dan zijn ook hier digitale oplossingen voor. Voor jou, maar ook voor je teamleden om samen to do's te beheren en verwerken.
- Handtekenen: moet je vaak documenten opmaken die jouw klanten of contacten moeten ondertekenen; dan zijn ook hier softwareoplossingen voor waarbij het woord "printer" niet meer aan bod komt.
Al deze en nog veel andere softwareoplossingen zijn ervoor bedoeld om je efficiënt en tijdsbesparend te laten werken, maar het heeft ook een vervelende tegenzijde en de oplossing hiervoor is te vinden in een sportabonnement als je niet wil opgezadeld worden met te malse billen en ik kan het weten!!!
Orde in je computer
Een volgende stap in de digitalisering is orde in je eigen computer.
Bestanden maken en opslaan x 1000 keer = dikke rommel in je computer.
Bekijk je computer als een kast; of dat een keukenkast of een kleerkast is, dat maakt niet uit.
Maar beeld je in dat je in die kast wel een paar verdelingen hebt, maar je niet de moeite neemt om spullen in de kast te leggen; alleen al omdat het sneller is als je gewoon voor de kast legt. Op de duur krijg je de kastdeur niet meer open en weet je ook niet meer wat er allemaal voor ligt.
Hierbij wordt wel eens vergeten dat iets opbergen niet hetzelfde is als iets terugvinden.
Een structuur die logisch is en die je effectief gebruikt (net omdat die logisch is) blijft de beste manier om je bestanden te bewaren. Als je dan nog de moeite neemt om je bestanden consequent te benoemen, dan wordt het peanuts om documenten terug te vinden.
De scanner en de papierversnipperaar
Als je dan helemaal mee bent met de digitalisering, dan wil je voor die enkele papieren documenten ook geen fysiek klassement meer aanhouden.
Alles wat hier fysiek binnenkort (en waarvoor ik de leverancier niet gemotiveerd krijg tot digitalisering) wordt ingescand, in de juiste bestandsmappen bewaard en nadien versnipperd.
Ik heb een paar maanden geleden mijn perforator cadeau gedaan aan een collega-ondernemer omwille van de mooie kleur, dus ik heb er geen meer en ik heb hem nog niet gemist.
I am free from paper.
Jij ook? Laat het mij weten.
Deel met je vrienden:
IS EGO EN CASH JOUW MOTIVATOR?
Wat als je bedrijf draait op ego en de droom van snel geld? Dit is mijn blik op wat klanten écht voelen en waarom motivatie telt.
ALTIJD TIJD TE KORT?
Herkenbaar? Dat zegt veel over je organisatie.
DE STILLE LAST VAN GELDSTRESS
De rekeningen staan klaar. De omzet valt tegen. En terwijl je naar het scherm staart, voel je hoe het begint: een knoop in de maag, een hoofd dat maar niet tot rust wil komen, een nacht waarin de cijfers je niet loslaten.
VOLLE ZAAL ... LEGE KAS
Een restaurant dat ik regelmatig bezocht, is failliet verklaard. Dat terwijl het meestal afgeladen vol zat. En toch: de deuren gingen dicht. Hoe kan dit? En hoe vermijd je dat het jou overkomt?
DRAAIT JOUW BEDRIJF OP STERKE KOFFIE EN FRUSTRATIE?
Gebruik je nog ringmappen en archiefkasten? Stook je nog op kolen? Je zou denken dat die tijd voorbij is, maar nee, nog niet helemaal.
IS JE BEDRIJF GROOT GENOEG VOOR EEN MANAGER?
Ondernemers zien het aanstellen van een manager vaak als een mijlpaal. Dat is het ook. Maar die beslissing kan je ook duur komen te staan - letterlijk dan.
WIE BEN JIJ ALS NIEMAND KIJKT?
Stop met leven en ondernemen volgens het script van je generatie en maak keuzes die passen bij wie je werkelijk bent.
WAAROM EEN KOE GEEN EIEREN LEGT
Stel je voor: je staat in de stal, kijkt verwachtingsvol naar je koe en vraagt je af waarom het beest nog steeds geen eieren heeft gelegd.
IK BRAK EEN VOET EN DE WERELD STOND EVEN STIL
Twee weken geleden kreeg mijn jaar een onverwachte wending. Eén verkeerde beweging en een paar uren later werd ik uit de spoed gereden met een gips rond mijn voet.
ZULLEN WE VAN VOLGEND JAAR EEN SLECHT JAAR MAKEN?
Het ontbreken van een financiële planning maakt de kans op een slecht jaar aanzienlijker groter. Dat kan je toch niet willen!
HOE VOORKOM JE DE DRANG TOT CONTROLEREN?
Steeds in controlemodus staan omdat je niet kan vertrouwen op wat vooraf had moeten gebeuren, bezorgt je continue stress. Maar weet jij ook hoeveel het jou kost?
WANNEER PROCEDURES MEER HINDEREN DAN HELPEN
Omslachtige procedures kosten handenvol in termen van motivatie, prestaties en wendbaarheid. Wat aanvankelijk bedoeld was om te helpen, is plots je struikelblok.
ZELF-EVALUATIE ALS BOOST VOOR JE BEDRIJF
Als leidinggevende draag je een bijzondere verantwoordelijkheid. Je bent niet alleen verantwoordelijk voor resultaten, maar ook voor het welzijn en de ontwikkeling van je team.
ZO VOORKOM JE FALEN BIJ VERANDERING
Hoe vermijd je de valkuilen zodat je tot de 30% succesvolle bedrijven behoort?
TERUG VAN VAKANTIE
Is het na weken van ontspanning en afwezigheid een uitdaging om medewerkers en processen weer op volle toeren te krijgen? Zo zorg je ervoor dat je bedrijf snel op de rails van optimale productiviteit zit.
SWITCH VAN REACTIEVE NAAR PROACTIEVE ONDERNEMER
De makkelijkste manier om op een ontspannen wijze te kunnen ondernemen, is om niet te wachten tot het 'kot' in brand staat.
STOP HET WEGLEKKEN VAN TALENT
Medewerkers behouden is meer dan alleen werven. Lees hier wat jouw medewerkers belangrijk vinden en hoe jij hen daarin tegemoet kan komen. Ga voor een winwin voor alle partijen.
VAN STUREND NAAR FACILITEREND ONDERNEMERSCHAP
Het gebeurt niet vanzelf en ook niet overnacht. Maar eens de omschakeling gemaakt, verrijkt het jou, je team en je organisatie.
LEIDERSCHAP: HOE VOORKOM JE EEN 'SCHULD'CULTUUR
Hoe voorkom je dat jij steeds in de vuurlinie staat en alles wat foutloopt naar jou wijst.
FAMILIEBEDRIJVEN: EEN VLOEK OF EEN ZEGEN?
Kies je als jonge generatie om te breken met verouderde tradities en klamp je je eraan vast?
FINANCIEEL OPVOEDER
Ik kreeg onlangs het fijne compliment dat ik aan ‘financiële opvoeding’ doe. Zo had ik het nog niet bekeken, maar het is de nagel op de kop.
TIPS VOOR DE VAKMAN
Ga voor meer vertrouwen in jezelf zodat je je klanten kan bieden wat ze verwachten.
EFFECTIEF BUDGETTEREN: HOE STEL JE EEN REALISTISCH BEDRIJFSBUDGET OP?
Maandthema oktober: FINANCIËN
HOE EEN FINANCIEEL NOODPLAN MAKEN VOOR JE BEDRIJF
Maandthema oktober: FINANCIËN
VAN CONFLICT NAAR KANSEN
Een conflict tussen twee collega's escaleerde tot fysiek geweld door gebrek aan duidelijke verwachtingen en werkverdeling. De manager moet nu de schade herstellen door in gesprek te gaan en een plan te maken om toekomstige escalaties te voorkomen.
JOUW VERHAAL IS NOG NIET UITVERTELD
Ook al lijkt je bron opgedroogd. Herbronnen en jezelf heruitvinden. Op zich niets nieuws, maar niet altijd zo eenvoudig.
BABBELEN IS NIET HETZELFDE ALS COMMUNICEREN
Veronderstellingen nekken je keer op keer, en toch blijven we het vaak doen. Ik denk dat, vermoed dat, ga ervan uit dat, ... Te veel aannames zonder echt zeker te zijn. En plots gaat het dan fout.
BRENG EENVOUD EN KLAARHEID IN JE ORGANISATIE
Chaos en onduidelijkheid jaagt mensen de kast op. Je bedrijf kan dit missen als kiespijn.
DURVEN DELEGEREN EN LOSLATEN. HET BEGINT BIJ JOU.
Als je zelf de belemmering in je bedrijf bent, dan beperk je anderen misschien in hun kunnen.
KLEINE INGREPEN VOOR EEN WERELD VAN VERSCHIL
Een objectieve blik op iets waar je al jaren naar staart, kan inzichten geven die bijna vanzelfsprekend zijn.
LAGE TARIEVEN ZETTEN JE GEVANGEN
En leiden tot meer werken. In een maatschappij waarin we altijd tijd te kort hebben, zou schaarste je moeten aanzetten tot slimmer werken. Waarom kom je er dan niet toe?
DE MEDEWERKER OM DE MENS OR TO GET THE JOB DONE?
We kijken makkelijk naar het menselijke aspect bij leiderschap terwijl een aantal vaardigheden, tools of mechanismen jouw structuur overeind helpen staan.
WAT HET MOEILIJK MAAKT VOOR ONDERNEMERS
Ondernemers die bij mij aankloppen vinden het moeilijk om het onder woorden te brengen.
ER WAS EENS ...
Hoe een veronderstelling kan afwijken van de realiteit en je misschien de shock niet te boven komt.
ZIEN EN GEZIEN WORDEN
Veel ondernemers houden er niet van om zichzelf op een podium te zetten, maar zonder zichtbaarheid worden we niet gezien.
DURF TE ZEGGEN WAT ER NIET LOOPT
Ik lanceerde een vraag om anoniem het achterste van je tong te laten zien. Eerlijk en concreet.
GEEN ZOMER ZONDER SCHATKIST
Kijk om je heen, luister naar wat er is, ontdek en laat je verrassen. Elk hoekje bevat schatten waaruit je kan leren. Voor jezelf als ondernemer en voor je bedrijf. Laat ze niet aan jou voorbij gaan.
MEDEWERKERS KUNNEN MEER DAN MUNTBLAADJES PLUKKEN
Elk tandwieltje in een organisatie is belangrijk. De manier hoe je dit invult en ermee omgaat als bedrijfsleider, is nog belangrijker.
WE STAAN ALLEMAAL WEL EENS IN DE WEG VAN ONZE ONDERNEMING
Onzekerheid over ons eigen kunnen durft ons te blokkeren in wat we willen realiseren. Op die manier doen we ons bedrijf te kort. Maar het kan anders.
VERANDEREN KOST INZET
Stapsgewijze verbeteringen vinden veel meer bijklank dan snelle veranderingen, maar vanzelf gaat het nooit.
INNOVATIE: EEN MODEWOORD OF NIET?
Niets in de wereld staat stil en achteruit kijken is goed als je er voorwaarts iets mee doet.
ADVIES OF GEEN ADVIES, THAT'S THE QUESTION!
Ga jij voor de quick win en ben jij op zoek naar kant-en-klare antwoorden? Of graaf je graag dieper naar een werkwijze om tot een antwoord te komen?
BEDRIJFSCULTUUR ALS MOTOR VAN JE BEDRIJF
Kijk jij wel eens verwonderd naar een ander bedrijf met de vragende blik waarom het daar allemaal net iets beter lijkt te lopen dan in je eigen bedrijf? Cultuur is vermoedelijk het sleutelwoord.
MISMANAGEMENT HEEFT MIJ HEEL WAT GEKOST
Een goede ondernemer zijn is niet hetzelfde als een goede manager en daar heb ik best wel wat lessen uit geleerd die jij jezelf kan besparen.
3 TIPS VOOR STARTENDE ONDERNEMERS
Als jij het net anders wil aanpakken dan je collega's, dan komen deze starterstips je goed van pas.
DE IMPACT VAN GROEI
Niemand wordt geboren met kennis en skills. Niemand is een geboren leider, maar je kan er wel een worden. Lees hier hoe mijn eigen leerschool bijdraagt.
GELIJK, MAAR ZO VERSCHILLEND
Wat jou onderscheidt als ondernemer, is meer dan je vak of je vaardigheid. Het gaat om jou als mens en hoe je je profileert. Je eigenheid, je aanpak, je wezen. Gebruik het als een voordeel voor jezelf.
DOWNSIZEN ALS OPPORTUNITEIT
Je kan als ondernemer groots zijn zonder groot te zijn. Omvang is niet alles.
HET ONGEMAK VAN GELD
En hoe jouw relatie tot geld mee bepaalt welke beslisisngen je neemt.
ALS KLEIN BEDRIJF DE DIGITALE WERELD INSTAPPEN
Vroeg of laat moet je mee met de digitalisering en dat is vaak een uitdagend gegeven voor de ondernemer. Welke struikelblokken kunnen op je pad komen te liggen? Lees hier mijn verhaal over mijn klant.
HET ONDERNEMERSCHAP IS ALS EEN PAAR SCHOENEN.
Fijn als het goed zit, maar een hel als het knelt.
KOMT EEN MAN BIJ DE DOKTER
Pleisters plakken op wonden die al etteren? Niet de juiste oplossing, toch?
DAAR DOE JE HET TOCH VOOR!
Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.
WANNEER ADMINISTRATIE EEN BERG IS
Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.
ADMINISTRATIE DOOR DE OGEN VAN DE ONDERNEMER
Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.
WAT HEEFT DE LOCKDOWN JE GELEERD OVER JOUW BEDRIJF?
Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.
Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?
Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?
Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel
Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?
Ik ben een industriële vaatwasser
Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?
18 november 2019
TE VEEL COMMUNICATIE, KAN DAT?
We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.
14 juli 2019
Ontroerd door een tevreden klant
Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.
24 mei 2019
Waarom omzet niet altijd belangrijk is
Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?
26 maart 2019
Geef de boekhouder wat rust
Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.
20 juli 2018
Administratie? Het blijft een karwei...
Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?
14 juli 2018
Yeah!!!! Ik mag btw betalen
Verrast door de btw-afrekening?
29 juni 2018
Facturen kwijt?
Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.
7 juni 2018
De goeie flow
Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?
15 juni 2018
Factuur on hold, betaling on hold?
Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?
31 mei 2018
