Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

"Iedereen heeft er de mond van vol", zei de collega-ondernemer, "maar wat er dan juist verwacht wordt, of wat ermee bedoeld wordt, is mij niet altijd duidelijk."

Dus bij deze, met veel plezier.

Weg met papier

Algemeen kan je stellen dat je hoe langer, hoe minder papier op je bureau hebt liggen. Althans, dat is het fijne gevolg van een doorgedreven digitalisering. Hoe meer je via je computer opmaakt, verwerkt én verzendt, hoe minder je aan de printer staat te wachten op je printjes.

Dat vergt een andere aanpak en die aanpak begint bij een andere mindset. Als je van mening bent dat je je comfortabeler voelt als je een blad in je handen hebt, dan zal het wat langer duren om de overstap te maken.

Ik snap dat volkomen, want toen destijds de eerste stappen naar digitale facturen gezet werden, had ik er zelf wat bezwaren tegen. Plots werd je als klant op onnodige kosten gejaagd als een e-factuur in de mailbox landde. Het leek erop dat de voordelen enkel bij de leverancier zaten: geen factuur meer uitprinten, geen postzegel plakken, geen enveloppe meer nodig, los van de werktijd die ingekort werd omdat de handelingen van het printen, plooien, dichtplakken en zegelplakken plots ook wegvielen.
Goed gezien van de leverancier, dacht ik toen, terwijl mijn printer overuren draaide om alle e-facturen uit te printen om ze als volgt te kunnen verwerken.

De beginfase was niet zo evident.

Vandaag zit ik in de volledig tegengestelde modus en durf ik wel eens te sakkeren op leveranciers die nog altijd de weg naar software en digitalisering niet gevonden hebben. De overheid en verzekeringsmaatschappijen spannen hierin nog vaak de kroon.

Gelukkig spreken we intussen over 80% digitaal en 20% op papier. Vermoedelijk heeft dit ook te maken met het ontbreken van een e-mailadres. Niet dat er geen is, maar vaak is het niet gekend.
Ik kan fout zijn, maar ik dacht niet dat je verplicht bent om een e-mailadres bekend te maken op officiële plaatsen zoals de KBO, de gouden gids, de bedrijfswebsite.

Kan iemand hier aub werk van maken om een e-mailadres wettelijk toe te voegen aan het maatschappelijke adres? Wie pakt hier de handdoek op?

Software to the rescue

Je werkmethodes digitaliseren kan enkel maar als je daar de juiste middelen voor inschakelt, met name software. Dit is niet evident want er is zoveel verkrijgbaar dat je vaak niet weet wat te kiezen, maar je komt al een heel eind als je hier even aandacht aan schenkt:

• Basissoftware zoals een tekstverwerker en rekenblad, beter gekend als Word en Excel, of voor de Google-gebruikers Documenten of Spreadsheets. Waar je voor kiest is een beetje afhankelijk van je gebruik en je doel. 
• Facturatiesoftware: een klein pakket, een groot pakket, iets ertussenin... Op zich maakt dat niet uit, zolang het voor jou werkt en je er alles mee kan doen om dit proces mee te verwerken. (Hier komt ik in een latere blog nog op terug)
• Samenwerken: heb je een team en worden er heel wat documenten gedeeld, vermijd dan om heen en weer te mailen waarbij je uiteindelijk niet meer weet wat de meest correcte versie is. Er zijn verschillende softwareoplossingen die net dit voor je doen en die een centrale plaats voor je projectbeheer kunnen zijn
• To do's: ligt jouw bureau nog vol met lijstjes en post-its, dan zijn ook hier digitale oplossingen voor. Voor jou, maar ook voor je teamleden om samen to do's te beheren en verwerken.
• Handtekenen: moet je vaak documenten opmaken die jouw klanten of contacten moeten ondertekenen; dan zijn ook hier softwareoplossingen voor waarbij het woord "printer" niet meer aan bod komt.

Al deze en nog veel andere softwareoplossingen zijn ervoor bedoeld om je efficiënt en tijdsbesparend te laten werken, maar het heeft ook een vervelende tegenzijde en de oplossing hiervoor is te vinden in een sportabonnement als je niet wil opgezadeld worden met te malse billen en ik kan het weten!!!

Orde in je computer

Een volgende stap in de digitalisering is orde in je eigen computer. 

Bestanden maken en opslaan x 1000 keer = dikke rommel in je computer.

Bekijk je computer als een kast; of dat een keukenkast of een kleerkast is, dat maakt niet uit.
Maar beeld je in dat je in die kast wel een paar verdelingen hebt, maar je niet de moeite neemt om spullen in de kast te leggen; alleen al omdat het sneller is als je gewoon voor de kast legt. Op de duur krijg je de kastdeur niet meer open en weet je ook niet meer wat er allemaal voor ligt.
Hierbij wordt wel eens vergeten dat iets opbergen niet hetzelfde is als iets terugvinden.

Een structuur die logisch is en die je effectief gebruikt (net omdat die logisch is) blijft de beste manier om je bestanden te bewaren. Als je dan nog de moeite neemt om je bestanden consequent te benoemen, dan wordt het peanuts om documenten terug te vinden.

De scanner en de papierversnipperaar

Als je dan helemaal mee bent met de digitalisering, dan wil je voor die enkele papieren documenten ook geen fysiek klassement meer aanhouden.
Alles wat hier fysiek binnenkort (en waarvoor ik de leverancier niet gemotiveerd krijg tot digitalisering) wordt ingescand, in de juiste bestandsmappen bewaard en nadien versnipperd.
Ik heb een paar maanden geleden mijn perforator cadeau gedaan aan een collega-ondernemer omwille van de mooie kleur, dus ik heb er geen meer en ik heb hem nog niet gemist.

I am free from paper.

Jij ook? Laat het mij weten.