Hulpkreet van een accountant

Een paar maanden geleden werd ik gecontacteerd door een boekhoudkantoor uit het Leuvense. Of ik hun klant kon helpen met de verbetering van hun administratie, want ze voelden zich rechtstreeks "slachtoffer" van het ontbreken van de juiste vaardigheden en kennis bij de hardwerkende zelfstandige. We kennen ze allemaal; ze zijn voortdurend aan het werk, zelfs in het weekend, maar met de nodige chaos en frustratie bij alle betrokken partijen.

Een gesprek met hun klant bracht aan het licht dat de opties aan optimalisatie ongelofelijk groot waren.

De realiteit van menig zelfstandige

Alle administratie gebeurde op papier, met een fysieke agenda, en voor het opmaken van zijn verkoopfacturen was hij al overgestapt van Paint naar Word, waarbij alle berekeningen eerst met een rekenmachine gedaan werden om dan over te typen in de Word-factuur.

De computer werd voornamelijk gebruikt voor internet en facebook, maar niet echt om te werken. Niet voor zijn bedrijfsadministratie. De verwerking van de financiële administratie was een volledig manueel gebeuren, waarbij de weinige digitale aankoopfacturen afgeprint werden en samen met alle overige papieren aankoopfacturen in verschillende stapeltjes uitgestald werden volgens de verwerkingsfase waarin ze zich bevonden.
Dit deed hij niet zelf, maar werd nog steeds door zijn vader beheerd; dus de fysieke afstand tussen zijn bedrijfsadministratie en hemzelf kon niet groter zijn.

Elke maand werd een stapeltje naar de boekhouder gebracht. Letterlijk dus, maar niet volledig, want enkel afhankelijk van de fase waarin het document zich bevond, kon het al mee, of net niet.

Voorzichtige stappen naar digitalisering

Het werd snel duidelijk dat de trage aanpak wenselijk was.

"Breng uw laptop mee", gaf ik hem mee voor onze eerste sessie.
En dan had hij ook, maar daarmee was het ook gezegd. Want het ding aanzetten, was al een kleine uitdaging op zich. Om maar even te kaderen hoe ver de brave man afstond van computers en software.
Hij heeft het ook verschillende keren verontschuldigend gezegd dat het niet zijn ding was, maar tegelijk ook besefte dat de weg vooruit er één is mét computer.

Vandaag hebben we alle sessies achter de rug; alle administratieve processen werden in kaart gebracht en geoptimaliseerd; we hebben facturatiesoftware geïmplementeerd en ingericht; hij heeft geleerd om offertes te maken en deze om te zetten naar een verkoopfactuur. Hij weet nu dat hij een bestelling bij een leverancier kan plaatsen vanuit de het dossier van zijn klant. Zijn bank werd gekoppeld en zijn automatische herinneringen werden opgemaakt. Zijn productenlijst zit netjes in zijn artikelenbestand.
We hebben ook het proces tussen hem en zijn accountant gedigitaliseerd, en hij heeft nu een makkelijke administratieve structuur waar hij nog jaren gebruik van kan maken.

Btw: zijn accountant heeft ook nog heel wat kunnen opsteken over de gekozen facturatiesoftware! Twee vliegen in één klap dus.

Opvolging

Nieuwe gewoontes vragen tijd en in het geval van mijn klant, enorm veel oefening, discipline en doorzetting. Dus ik laat hem niet onmiddellijk los of aan zijn lot over.
De volgende maanden houden we tweemaandelijks overleg zodat ik voor hem steeds een beetje de stok achter de deur ben, maar evenzeer degene die hem toejuicht en aanmoedigt bij elke nieuwe stap die hij zet.

Een kleine stap voor de mensheid, maar soms heel grote stappen voor de individuele ondernemer.