ALS KLEIN BEDRIJF DE DIGITALE WERELD INSTAPPEN

Hulpkreet van een accountant

Een paar maanden geleden werd ik gecontacteerd door een boekhoudkantoor uit het Leuvense. Of ik hun klant kon helpen met de verbetering van hun administratie, want ze voelden zich rechtstreeks "slachtoffer" van het ontbreken van de juiste vaardigheden en kennis bij de hardwerkende zelfstandige. We kennen ze allemaal; ze zijn voortdurend aan het werk, zelfs in het weekend, maar met de nodige chaos en frustratie bij alle betrokken partijen.

Een gesprek met hun klant bracht aan het licht dat de opties aan optimalisatie ongelofelijk groot waren.

De realiteit van menig zelfstandige

Alle administratie gebeurde op papier, met een fysieke agenda, en voor het opmaken van zijn verkoopfacturen was hij al overgestapt van Paint naar Word, waarbij alle berekeningen eerst met een rekenmachine gedaan werden om dan over te typen in de Word-factuur.

De computer werd voornamelijk gebruikt voor internet en facebook, maar niet echt om te werken. Niet voor zijn bedrijfsadministratie. De verwerking van de financiële administratie was een volledig manueel gebeuren, waarbij de weinige digitale aankoopfacturen afgeprint werden en samen met alle overige papieren aankoopfacturen in verschillende stapeltjes uitgestald werden volgens de verwerkingsfase waarin ze zich bevonden.
Dit deed hij niet zelf, maar werd nog steeds door zijn vader beheerd; dus de fysieke afstand tussen zijn bedrijfsadministratie en hemzelf kon niet groter zijn.

Elke maand werd een stapeltje naar de boekhouder gebracht. Letterlijk dus, maar niet volledig, want enkel afhankelijk van de fase waarin het document zich bevond, kon het al mee, of net niet.

Voorzichtige stappen naar digitalisering

Het werd snel duidelijk dat de trage aanpak wenselijk was.

"Breng uw laptop mee", gaf ik hem mee voor onze eerste sessie.
En dan had hij ook, maar daarmee was het ook gezegd. Want het ding aanzetten, was al een kleine uitdaging op zich. Om maar even te kaderen hoe ver de brave man afstond van computers en software.
Hij heeft het ook verschillende keren verontschuldigend gezegd dat het niet zijn ding was, maar tegelijk ook besefte dat de weg vooruit er één is mét computer.

Vandaag hebben we alle sessies achter de rug; alle administratieve processen werden in kaart gebracht en geoptimaliseerd; we hebben facturatiesoftware geïmplementeerd en ingericht; hij heeft geleerd om offertes te maken en deze om te zetten naar een verkoopfactuur. Hij weet nu dat hij een bestelling bij een leverancier kan plaatsen vanuit de het dossier van zijn klant. Zijn bank werd gekoppeld en zijn automatische herinneringen werden opgemaakt. Zijn productenlijst zit netjes in zijn artikelenbestand.
We hebben ook het proces tussen hem en zijn accountant gedigitaliseerd, en hij heeft nu een makkelijke administratieve structuur waar hij nog jaren gebruik van kan maken.

Btw: zijn accountant heeft ook nog heel wat kunnen opsteken over de gekozen facturatiesoftware! Twee vliegen in één klap dus.

Opvolging

Nieuwe gewoontes vragen tijd en in het geval van mijn klant, enorm veel oefening, discipline en doorzetting. Dus ik laat hem niet onmiddellijk los of aan zijn lot over.
De volgende maanden houden we tweemaandelijks overleg zodat ik voor hem steeds een beetje de stok achter de deur ben, maar evenzeer degene die hem toejuicht en aanmoedigt bij elke nieuwe stap die hij zet.

Een kleine stap voor de mensheid, maar soms heel grote stappen voor de individuele ondernemer.


ALS KLEIN BEDRIJF DE DIGITALE WERELD INSTAPPEN

MIJN TIPS & MUST-DO'S TEGEN DE HECTIEK VAN DE DAG

Over boeken, podcasts, nice-to-haves of gewoon dingen die voor mij het verschil maken.

Lees meer

BRENG EENVOUD EN KLAARHEID IN JE ORGANISATIE

Chaos en onduidelijkheid jaagt mensen de kast op. Je bedrijf kan dit missen als kiespijn.

Lees meer

DURVEN DELEGEREN EN LOSLATEN. HET BEGINT BIJ JOU.

Als je zelf de belemmering in je bedrijf bent, dan beperk je anderen misschien in hun kunnen.

Lees meer

KLEINE INGREPEN VOOR EEN WERELD VAN VERSCHIL

Een objectieve blik op iets waar je al jaren naar staart, kan inzichten geven die bijna vanzelfsprekend zijn.

Lees meer

LAGE TARIEVEN ZETTEN JE GEVANGEN

En leiden tot meer werken. In een maatschappij waarin we altijd tijd te kort hebben, zou schaarste je moeten aanzetten tot slimmer werken. Waarom kom je er dan niet toe?

Lees meer

DE MEDEWERKER OM DE MENS OR TO GET THE JOB DONE?

We kijken makkelijk naar het menselijke aspect bij leiderschap terwijl een aantal vaardigheden, tools of mechanismen jouw structuur overeind helpen staan.

Lees meer

WAT HET MOEILIJK MAAKT VOOR ONDERNEMERS

Ondernemers die bij mij aankloppen vinden het moeilijk om het onder woorden te brengen.

Lees meer

ER WAS EENS ...

Hoe een veronderstelling kan afwijken van de realiteit en je misschien de shock niet te boven komt.

Lees meer

ZIEN EN GEZIEN WORDEN

Veel ondernemers houden er niet van om zichzelf op een podium te zetten, maar zonder zichtbaarheid worden we niet gezien.

Lees meer

DURF TE ZEGGEN WAT ER NIET LOOPT

Ik lanceerde een vraag om anoniem het achterste van je tong te laten zien. Eerlijk en concreet.

Lees meer

GEEN ZOMER ZONDER SCHATKIST

Kijk om je heen, luister naar wat er is, ontdek en laat je verrassen. Elk hoekje bevat schatten waaruit je kan leren. Voor jezelf als ondernemer en voor je bedrijf. Laat ze niet aan jou voorbij gaan.

Lees meer

MEDEWERKERS KUNNEN MEER DAN MUNTBLAADJES PLUKKEN

Elk tandwieltje in een organisatie is belangrijk. De manier hoe je dit invult en ermee omgaat als bedrijfsleider, is nog belangrijker.

Lees meer

WE STAAN ALLEMAAL WEL EENS IN DE WEG VAN ONZE ONDERNEMING

Onzekerheid over ons eigen kunnen durft ons te blokkeren in wat we willen realiseren. Op die manier doen we ons bedrijf te kort. Maar het kan anders.

Lees meer

VERANDEREN KOST INZET

Stapsgewijze verbeteringen vinden veel meer bijklank dan snelle veranderingen, maar vanzelf gaat het nooit.

Lees meer

INNOVATIE: EEN MODEWOORD OF NIET?

Niets in de wereld staat stil en achteruit kijken is goed als je er voorwaarts iets mee doet.

Lees meer

ADVIES OF GEEN ADVIES, THAT'S THE QUESTION!

Ga jij voor de quick win en ben jij op zoek naar kant-en-klare antwoorden? Of graaf je graag dieper naar een werkwijze om tot een antwoord te komen?

Lees meer

BEDRIJFSCULTUUR ALS MOTOR VAN JE BEDRIJF

Kijk jij wel eens verwonderd naar een ander bedrijf met de vragende blik waarom het daar allemaal net iets beter lijkt te lopen dan in je eigen bedrijf? Cultuur is vermoedelijk het sleutelwoord.

Lees meer

IK BEN STUDENT

Als levenslag leren een persoonlijk motto is, dan lijkt het opzoeken van de schoolbanken nooit ver weg. Vandaag ben ik opnieuw student met een bacheloropleiding.

Lees meer

MISMANAGEMENT HEEFT MIJ HEEL WAT GEKOST

Een goede ondernemer zijn is niet hetzelfde als een goede manager en daar heb ik best wel wat lessen uit geleerd die jij jezelf kan besparen.

Lees meer

3 TIPS VOOR STARTENDE ONDERNEMERS

Als jij het net anders wil aanpakken dan je collega's, dan komen deze starterstips je goed van pas.

Lees meer

DE IMPACT VAN GROEI

Niemand wordt geboren met kennis en skills. Niemand is een geboren leider, maar je kan er wel een worden. Lees hier hoe mijn eigen leerschool bijdraagt.

Lees meer

GELIJK, MAAR ZO VERSCHILLEND

Wat jou onderscheidt als ondernemer, is meer dan je vak of je vaardigheid. Het gaat om jou als mens en hoe je je profileert. Je eigenheid, je aanpak, je wezen. Gebruik het als een voordeel voor jezelf.

Lees meer

DOWNSIZEN ALS OPPORTUNITEIT

Je kan als ondernemer groots zijn zonder groot te zijn. Omvang is niet alles.

Lees meer

HET ONGEMAK VAN GELD

En hoe jouw relatie tot geld mee bepaalt welke beslisisngen je neemt.

Lees meer

HET ONDERNEMERSCHAP IS ALS EEN PAAR SCHOENEN.

Fijn als het goed zit, maar een hel als het knelt.

Lees meer

KOMT EEN MAN BIJ DE DOKTER

Pleisters plakken op wonden die al etteren? Niet de juiste oplossing, toch?

Lees meer

Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

Lees meer

Welkom in mijn administratief Walhalla

Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!

Lees meer

Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?

Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?

Lees meer

Daar doe je het toch voor!

Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.

Lees meer

Als administratie een berg is

Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.

Lees meer

Administratie door de ogen van een ondernemer

Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.

Lees meer

Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?

Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.

Lees meer

Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?

Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?

Lees meer

Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel

Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?

Lees meer

Hallinto goes solo

Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.

15 december 2019

Lees meer

Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk

Lees meer

Ik ben een industriële vaatwasser

Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?

18 november 2019

Lees meer

Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?

We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.

14 juli 2019

Lees meer

Ontroerd door een tevreden klant

Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.

24 mei 2019

Lees meer

HallintoAcademy On Tour in Kampenhout

en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.

Lees meer

Waarom omzet niet altijd belangrijk is

Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?

26 maart 2019

Lees meer

Hoe was 2018 voor jou?

Hoe was 2018 voor jou?

21 december 2018

Lees meer

Geef de boekhouder wat rust

Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.

20 juli 2018

Lees meer

Administratie? Het blijft een karwei...

Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?

14 juli 2018

Lees meer

Yeah!!!! Ik mag btw betalen

Verrast door de btw-afrekening?

29 juni 2018

Lees meer

Facturen kwijt?

Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

7 juni 2018

Lees meer

De goeie flow

Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

15 juni 2018

Lees meer

Factuur on hold, betaling on hold?

Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?

31 mei 2018

Lees meer

Hallo, mijn naam is Lily

Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.

24 mei 2018

Lees meer
keyboard_arrow_up

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x