Wanneer heb jij voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of taken wel goed op elkaar afgestemd zijn en of alle medewerkers echt goed weten hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

Dat lijkt evident, maar is niet altijd zo. En als buitenstaander heb je daar vaak een betere kijk op dan wie anders intern.
Ik kan je hierover een mooie anecdote vertellen. Vorig jaar kwam een klant aankloppen en werd ons gevraagd om tijdelijk een zieke medewerker te vervangen. De persoon in kwestie moest een operatie ondergaan en zou een paar weken revalidatie hebben. Nu ja, dit type opdrachten doen we niet gauw, maar het was zomer en er was ruimte in onze portefeuille, dus we zijn erop in gegaan.

Het betroft een voltijdse administratieve functie en of we iemand voltijds ter beschikking konden stellen. Nee, helaas, zover reikte onze beschikbaarheid niet. Maar anderhalve dag per week moest wel lukken.

Na de overdracht door de zieke medewerker zijn we zelf aan de slag gegaan. Drie weken later bleek dat we onze anderhalve dag niet volledig ingevuld kregen met die taken. Dezelfde taken die in een voltijdse functie uitgevoerd werden.

Dat doet je toch even stilstaan, niet? Daar ga je je dan toch vragen bij stellen?
Los van het feit dat iedereen een eigen werktempo heeft, kan het toch niet zijn dat onze medewerker meer dan 3x sneller werkte dan de eigen medewerker? Hoe komt dit dan?

Is dat in jouw onderneming ook zo? Heeft iedereen een goed gevuld en realistisch takenpakket? Heb je al eens gecheckt of er anderzijds geen dubbel werk gedaan wordt, of in het andere geval, of er bepaalde hiaten in de flow zitten. 

Recent nog werd mij verteld door werknemers van twee verschillende bedrijven dat binnen het half uur na aanvang het werk voor de dag er al op zit, wat betekent dat ze zich voor de rest van de dag 'in stilte bezighouden'.
Schort er dan niet iets? Heb je dan teveel personeel, of loopt er ergens wat fout met de takenpakketten? Of ligt het aan de afstemming van eigen taken met deze van collega's?

Hoog tijd dus om het vergrootglas erbij te nemen en alle medewerkers te challengen. Ik ben ervan overtuigd dat mensen graag meewerken en -denken aan de optimatlisatie van hun eigen takenpakket.

Groetjes
Lily