Het is nog nooit zo'n uitdaging geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we vandaag meer facturen hebben dan voorheen, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

Je ontvangt er nog steeds op papier, maar vaker ook elektronisch. Als bijlage per e-mail of een link in een e-mail. En heel soms moet je facturen zelf gaan zoeken op het portaal van de leverancier.
Met andere woorden, zoveel kanalen als mogelijkheden om het Noorden kwijt te raken, want de kans bestaat dat er wel eens één tussen de mazen van het net glipt.

Het wordt dus meer dan belangrijk om een goed opvolgsysteem te hebben zodat je geen enkele factuur mist. Dit is hoe wij het doen:

• Facturen die je per post ontvangt, kan je best zo snel mogelijk klasseren ook al zijn ze nog niet betaald. Over onze werkmethode verwijs ik graag naar onze Facebookpost.
• Op de e-mails met elektronische facturen in bijlage plaats ik een regel in Outlook. Dit wil zeggen dat e-mails afkomstig van mijn leveranciers en met de vermelding "factuur" automatisch verplaatst worden naar een Outlookmap die ik hiervoor aangemaakt heb. Als ik één keer per week de map doorneem, vind ik er alle betrokken correspondentie terug.
• De grootste uitdaging zit bij de facturen die je op een portaal moet ophalen. Deze worden nog het snelst vergeten. Mijn advies is om hier een agenda item voor aan te maken. Eentje dat elke maand een herinnering geeft. Je kan het dan loslaten in je hoofd totdat je herinnering oppopt. 
  Om het helemaal comfortabel te maken, zet je dan nog even de link en je login in je herinnering zodat je ook daar niet meer naar op zoek moet. Makkelijk, toch?

Maar daarmee zijn we nog niet rond, want we hebben nu papieren facturen en elektronische facturen. De volgende stappen zijn een beetje afhankelijk van de werkwijze van je boekhouder.
Heel wat boekhouders werken intussen met een online platform waar je zelf je aankoopfacturen en aankoopbewijzen  kan opladen.

Hoe wij dit aanpakken, vertel ik in een volgende blog.

Groetjes
Lily