Facturen kwijt?

7 juni 2018


Het is nog nooit zo'n uitdaging geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we vandaag meer facturen hebben dan voorheen, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

Je ontvangt er nog steeds op papier, maar vaker ook elektronisch. Als bijlage per e-mail of een link in een e-mail. En heel soms moet je facturen zelf gaan zoeken op het portaal van de leverancier.
Met andere woorden, zoveel kanalen als mogelijkheden om het Noorden kwijt te raken, want de kans bestaat dat er wel eens één tussen de mazen van het net glipt.

Het wordt dus meer dan belangrijk om een goed opvolgsysteem te hebben zodat je geen enkele factuur mist. Dit is hoe wij het doen:

  • Facturen die je per post ontvangt, kan je best zo snel mogelijk klasseren ook al zijn ze nog niet betaald. Over onze werkmethode verwijs ik graag naar onze Facebookpost.
  • Op de e-mails met elektronische facturen in bijlage plaats ik een regel in Outlook. Dit wil zeggen dat e-mails afkomstig van mijn leveranciers en met de vermelding "factuur" automatisch verplaatst worden naar een Outlookmap die ik hiervoor aangemaakt heb. Als ik één keer per week de map doorneem, vind ik er alle betrokken correspondentie terug.
  • De grootste uitdaging zit bij de facturen die je op een portaal moet ophalen. Deze worden nog het snelst vergeten. Mijn advies is om hier een agenda item voor aan te maken. Eentje dat elke maand een herinnering geeft. Je kan het dan loslaten in je hoofd totdat je herinnering oppopt. 
    Om het helemaal comfortabel te maken, zet je dan nog even de link en je login in je herinnering zodat je ook daar niet meer naar op zoek moet. Makkelijk, toch?

Maar daarmee zijn we nog niet rond, want we hebben nu papieren facturen en elektronische facturen. De volgende stappen zijn een beetje afhankelijk van de werkwijze van je boekhouder.
Heel wat boekhouders werken intussen met een online platform waar je zelf je aankoopfacturen en aankoopbewijzen  kan opladen.

Hoe wij dit aanpakken, vertel ik in een volgende blog.

Groetjes
Lily

Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

Welkom in mijn administratief Walhalla

Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!

Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?

Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?

Daar doe je het toch voor!

Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.

Als administratie een berg is

Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.

Administratie door de ogen van een ondernemer

Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.

Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?

Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.

Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?

Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?

Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel

Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?

15 december 2019

Hallinto goes solo

Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.

Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk

18 november 2019

Ik ben een industriële vaatwasser

Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?

14 juli 2019

Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?

We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.

24 mei 2019

Ontroerd door een tevreden klant

Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.

HallintoAcademy On Tour in Kampenhout

en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.

26 maart 2019

Waarom omzet niet altijd belangrijk is

Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?

21 december 2018

Hoe was 2018 voor jou?

Hoe was 2018 voor jou?

20 juli 2018

Geef de boekhouder wat rust

Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.

14 juli 2018

Administratie? Het blijft een karwei...

Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?

29 juni 2018

Yeah!!!! Ik mag btw betalen

Verrast door de btw-afrekening?

15 juni 2018

De goeie flow

Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

31 mei 2018

Factuur on hold, betaling on hold?

Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?

24 mei 2018

Hallo, mijn naam is Lily

Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.

close

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x