TERUG VAN VAKANTIE

POST-VAKANTIE REALITEIT

De werkvloer kleurt met vakantieverhalen en zomerse taferelen. In de afgelopen weken zijn medewerkers vertrokken en teruggekeerd. Daardoor is het werkritme aan de lagere kant. Er ligt stapels werk, maar de focus moet herwonnen worden, want het is volkomen normaal dat de productiviteit in de eerste weken na de zomervakantie niet optimaal is.

Aanvaard het als een onderdeel van het proces, maar neem wel gerichte maatregelen om de overgang te versnellen.

HERINTRODUCTIE VAN PROJECTEN

Voorzie voor de vakantieperiode dat dit er zit aan te komen. Daarmee ben je zelf voorbereid en kan je je verwachtingen wat bijstellen.

Plan de eerste week na de zomervakantie bewust wat lichter in. Zorg voor een zachte landing en organiseer een welkom-terug-bijeenkomst om iedereen bij te praten. Maak een duidelijke agenda waarop de minder complexe projecten voorop staan. Zo bouw je het werkritme geleidelijk op. 

Deadlines in de eerste dagen na een terugkeer kan je beter vermijden. Dat sluit niet uit dat je prioriteiten stelt aan de projecten die absoluut op de voorgrond staan.

Aan jou om nu het onderscheid te maken tussen urgent en belangrijk werk.

DUIDELIJKE COMMUNICATIE

Breng de interne communicatiestromen weer op gang. Werk je met digitale tools, zorg er dan voor dat de inhoud up-to-date en relevant is.

Houden jullie graag overlegmomenten, plan deze dan in om iedereen op de hoogte te brengen van de kernpunten. Vergeet daarbij niet om ruimte te creëren voor vragen en onduidelijkheden.

WERKPLEKKEN, INSTRUMENTEN EN SYSTEMEN

Een goed georganiseerde werkomgeving verhoogt de productiviteit aanzienlijk. Doe ook aan digitale hygiëne. Check of er systeemupdates nodig zijn, ruim onnodige bestanden op, test of alle software en systemen optimaal werken. Controleer ook of alle apparatuur nog goed functioneert. Werk de voorraad aan kantoorbenodigdheden bij.

Misschien is een opruimdag aangewezen. September is veel meer dan januari de start van een nieuw seizoen. Mis het momentum niet om er nu werk van te maken.

PROCESSEN EVALUEREN

Gebruik de 'frisse' blik na vakantie om processen kritisch te bekijken.

De bottlenecks die voor de vakantie al bestonden, worden nu uitvergroot omdat je er anders naar kijkt. Maak tijd om onnodige stappen in werkprocessen te elimeren en automatiseer repetitieve taken zoveel als mogelijk.

Kijk ook naar je tijdsbesteding. Zijn alle meetings effectief nodig? Zijn alle genodigden op de meetings nodig? Kan dit anders? Kan je je tijd anders benutten zonder aan kwaliteit in te boeten?

PLAN VOORUIT

Was de vakantieperiode redelijk ontwrichtend voor je organisatie? Check dan hoe je dit kan vermijden of tot het minimum herleiden.

Vermijd belangrijke projecten rond de vakantieperiodes. Neem een zachte aanloop naar de vakantieperiode toe. Niets zo vervelend als een lijst van last-minute hoogdringende taken met deadlines. (De wereld vergaat niet tijdens de vakantie)

Zorg voor de nodige procedures voor vakantie-overdrachten waarmee je het collega's makkelijker maakt. Schakel jobstudenten in voor eenvoudig overdraagbare taken.

Evalueer achteraf wat goed werkte en wat niet. Medewerkers kunnen je waardevolle feedback geven over de overgangsperiode. Pas achteraf je processen aan gebaseerd op de opgedane ervaringen.

BACK ON TRACK

Er zijn dus best wat zaken waar je rekening mee kan houden. Het durut twee tot drie weken eer je bedrijf weer op volle toeren draait en iedereen weer op het pre-vakantie-productiviteitsniveau zit.

Maar er zijn ook positieve effecten. Na de vakantie zijn de medewerkers uitgerust, er is hernieuwde energie en nieuwe perspectieven. Als jij deze heropstart bewust en ondersteunend begeleid, zet je niet alleen de efficiëntie weer snel op peil, maar klim je mogelijk zelfs naar een hoger niveau dan voordien.

Combineer geduld met gerichte acties. Voldoende tijd voor je team om te acclimatiseren maar met een duidelijke structuur en ondersteuning.

MAKKELIJKER GEZEGD DAN GEDAAN?

Ontbrak het in je bedrijf voor het verlof al aan voldoende structuur, processen en goed werkende systemen? Dan wordt het na de vakantie niet zo makkelijk om snel weer op tempo te zitten.

Neem gerust contact op als je daar verandering in wilt. Een paar kleine ingrepen kunnen al een wereld van verschil maken.