HOE VOORKOM JE DE DRANG TOT CONTROLEREN?

Herken je dit? Je bent aan een taak bezig en je durft niet verder. Je voelt je genoodzaakt om 'even iets na te kijken'. Iets dat eigenlijk al in orde had moeten zijn. Iets dat buiten jouw takenpakket valt.
Maar omdat er zo vaak vergissingen zijn, kan je niet anders dan een extra controle te doen.

Dit is niet alleen frustrerend, maar vooral heel kostelijk. En weet jij wat de kost hiervan is?

Het is ook een teken dat er iets misging in een eerder stadium van het proces. In deze blog vertel ik je graag waarom dit gebeurt en hoe je dit structureel kan oplossen.

Analyse van het falen

Wanneer je meermaals tijd moet besteden aan checks en nazichten, is dit te wijten aan een vorm van falen.

Ten eerste is er systeemfalen.
Dat is wanneer de technische infrastructuur, tools of applicaties niet functioneren zoals ze zouden moeten. De systemen die bepaalde taken moeten vergemakkelijken of te automatiseren, schieten tekort. Denk maar aan software die inconsistente resultaten produceert, systemen die niet met elkaar communiceren, of verouderde technologie die niet meer voldoet aan de huidige eisen.

Ten tweede is er procedurefalen.
Dat ontstaat wanneer de vastgelegde werkmethodes inadequaat of onduidelijk zijn. Dat zelfs, als iedereen de procedures volgt, het eindresultaat nog steeds mankementen kan vertonen. Dit komt door ontbrekende stappen in procedures, tegenstrijdige richtlijnen, of verouderde werkwijzen die niet aansluiten bij de huidige praktijk.

De derde vorm is menselijk falen.
Dat gebeurt wanneer mensen fouten maken ondanks goede systemen en procedures. Je kan het wijten aan onoplettendheid, een gebrek aan training, of simpelweg aan menselijke beperkingen. Bijvoorbeeld vergissingen door vermoeidheid of afleiding, gebrek aan kennis of ervaring, of bewuste of onbewuste afwijkingen van de standaardprocedure.

Oorzaak te zoeken bij groei?

Deze falingen hebben vaak diepere oorzaken.

Je organisatie is gegroeid, processen worden ingewikkelder en de kans op fouten neemt toe. Dat klinkt aannemelijk.
Neem daarbij dat je bedrijf opgedeeld is in afdelingen. Die werken op zich goed, maar los van elkaar. In een soort van isolement. Daardoor begrijpt de ene afdeling de behoeften en verwachtingen van de andere niet.

En zolang we alles snel over de muur gooien en van de andere verwachten dat die er zijn plan mee trekt, zal je altijd met gebakken peren zitten.

Wanneer niemand zich verantwoordelijk voelt voor het gehele proces, ontstaan er gaten. Bovendien worden procedures en systemen die niet meegroeien met de organisatie ineffectief.

Voor elk falen een oplossing

Bij systeemfalen helpt het om regelmatig te evalueren of systemen nog voldoen aan de behoeften. Implementeer regelmatig kwaliteitscontroles en zorg voor communicatie tussen verschillende systemen. 

Procedurefalen kan je aanpakken door een cultuur van voortdurende procesverbetering te implementeren. Zorg voor duidelijke en actuele documentatie. Maak het allemaal toegankelijk. Creëer een cultuur waarin men bedrijfsprocessen als geheel beschouwt in plaats van als losse onderdelen. 

Voor menselijk falen is het belangrijk om te investeren in opleiding en ontwikkeling. Voorzie in veilige manieren om fouten te melden en ervan te leren. Zorg voor de juiste onderlinge communicatie. Ontwerp werkprocessen die rekening houden met menselijke beperkingen.

Voorkom om niet te moeten genezen

Een proactieve aanpak is waar je moet op inzetten.
Gebruik data om potentiële problemen te identificeren voordat ze zich voordoen. Automatiseer routinetaken om menselijke fouten te elimineren.

Stimuleer een cultuur waarin kwaliteit en preventie belangrijker zijn dan snelheid.
Onderzoek bij elke storing niet alleen het symptoom, maar ook de onderliggende oorzaak. Zorg dat iedereen weet hoe verschillende onderdelen van het proces elkaar beïnvloeden.

Door hierin te investeren, kan je het aantal controles aanzienlijk verminderen en je tijd besteden aan waardevolle activiteiten in plaats van aan het herstellen van eerdere fouten. Uiteindelijk leidt dit niet alleen tot efficiëntere processen, maar ook tot meer werkplezier en betere resultaten.