ADMINISTRATIE DOOR DE OGEN VAN DE ONDERNEMER
Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.
Ik was een tijdje geleden op een event met ondernemers en ik was daar als één van de sprekers. Mijn gespreksonderwerp is uiteraard altijd een variant op administratie van kleine ondernemingen, of het organiseren en structureren ervan.
Na de sessie was er nog gelegenheid om na te praten met de aanwezigen en zo geraakte ik aan de babbel met een dame die een schoonheidsinstituut heeft met een aantal medewerkers. Haar administratie bestaat eruit dat ze een mapje 'te betalen facturen' en een mapje 'betaalde facturen' heeft. Daarnaast is haar bureau een gestructureerde puinhoop, om het met haar woorden te zeggen. En tot zover haar administratie, of toch volgens haar.
Hmmm, denk ik dan. Is dit niet wat kort door de bocht of is je goesting om je over je administratie te ontfermen zo ver zoek?
Ik begrijp het allemaal wel, he. Drukke en goed gevulde dagen met praktische en uitvoerende zaken en eens de deur 's avond dicht en de lichten gedoofd, dan pas begint het administratief spektakel en dan wil je magische toverstok niet meer. Alle energie die je had, heb je doorheen de dag achtergelaten bij klanten.
Ostentatief had ik mezelf als laatste van de acht sprekers geplaatst om te benadrukken dat de administratie altijd de laatste plaats krijgt en vaak ook buiten de deadlines uitgevoerd wordt. Heel herkenbaar. Zo vertelde diezelfde dame dat ze zich elke week voorneemt om op zaterdagmiddag haar bestellingen klaar te maken, met als resultaat dat ze bijna elke maandagochtend, haar vrije dag nota bene, moet opofferen omdat ze haar afspraak met zichzelf niet is nagekomen. Als kers op de taart heeft ze weinig affiniteit met computers en zoekt ze zich blind naar van alles en nog wat.
Administratie, vermoeiend, toch?
Voor heel wat ondernemers is dat nog steeds de gang van zaken. Een hele dag hollen van klant naar klant, een hele week rennen van hot naar her, met leveranciers in de weer zijn, medewerkers vooruit helpen. Het stopt nooit totdat de stilte van de avond valt of het ochtendgloren van het weekend je in het gezicht kijkt.
En dan kijk je naar je bureau en denkt bij jezelf: omdraaien en wegwezen. En een week later is de berg alleen maar groter geworden.
Herkenbaar, nietwaar?
We hebben niet voor alles evenveel talent en we slagen er meestal ook niet in om de nodige energie te vinden voor datgene wat ons geen energie geeft. Dat is bij mij niet anders. Ik kan mezelf niet motiveren om elke week het huis te poetsen, maar ik wil wel dat het netjes is. Tja, zoveel opties zijn er dan niet, he.
Maar jij hebt een bedrijf en dat komt met verplichtingen. Je administratie verwerken, is daar één van.
Hebben jouw excuses een reden van bestaan of zijn het maar excuses?
Eens aftoetsen:
Ik begrijp het allemaal niet zo goed
Dat begrijp ik. Administratie is dan ook een vak apart en dat wordt heel vaak onderschat. Het vraagt veel vaardigheden, het vraagt om kennis op heel wat vlakken en het vraagt om een uitmuntende uitvoer.
Het is not done om als installateur een pracht van een badkamer af te leveren, maar dan een factuur te maken die onvolledig is of waar de btw-voet niet van klopt.
Ik ben snel afgeleid
Het kan natuurlijk ook zijn dat je toelaat dat je afgeleid wordt omdat je met iets bezig bent dat je niet leuk vindt. Elke reden is dan voldoende om je van je bureau weg te lokken. Het kan ook zijn dat je continue van de hak op de tak springt en weinig tot een goed einde kan brengen. Dit vraagt om planning en de discipline om de planning uit te voeren. Iedereen kan dat leren met de juiste technieken.
Het is te veel
Als het werkvolume toeneemt, dan is dit ook onmiddellijk voelbaar in de administratie. Meer klanten, meer bestellingen, meer aankoopfacturen, meer verkoopfacturen, enzovoort. Een logisch gevolg.
Zo veel dat het op een bepaald moment niet meer lukt om het bol te werken.
Zoveel keuzes heb je hier niet: ofwel kies je ervoor om te minderen zodat je alles zelf kan blijven doen, ofwel moet je mensen inschakelen. Idealiter is dat niet je partner, want die zat er niet op te wachten om jouw administratie in de vrije uren bij te nemen.
Het is een chaos
Hoe klein je bedrijf ook is, het is en blijft een bedrijf waar je je met àlle taken moet bezighouden en waar jij de manager, de beslissingsnemer en de uitvoerder bent. Ik denk dat dit het meest onderschatte deel van ondernemen is. Ik hoor heel vaak zeggen dat ze enkel maar hun vak wilde uitoefenen. En dit laat zich heel snel voelen in de administratie.
Ik vind nooit iets terug
Je kan pas iets terugvinden als het aanvankelijk op de juiste plaats opgeborgen werd. Dat is zo in je keukenkast en evenzeer in je kleerkast. Dus waarom zou dit anders zijn met je administratie?
Zaak is dat heel wat ondernemers heel wat uren aan het zoeken zijn. Iets wat een eenvoudige administratieve structuur makkelijk kan oplossen. Maar je moet natuurlijk wel weten hoe hieraan te beginnen.
Het is zoveeeeeel papier
Dat klopt en dat is omdat we met zoveel gemak massa's papier uit de printer laten rollen. Want iets dat we niet meer vinden, printen we snel opnieuw even uit. En dan uiteindelijk heb je twee identieke aankoopfacturen in je hand, maar weet je tegelijk niet meer of er eigenlijk al één in de boekhouding zit.
Ook dat kan allemaal eenvoudiger, met minder papier en goede systemen.
Ik heb geen systeem
Dat kan een grote tijdrover zijn en je had al geen tijd op overschot. Maar systemen komen in verschillende vormen. Misschien heb je geen doordachte werkprocedures waardoor je steeds je werkmethode opnieuw uitvindt terwijl je ermee bezig bent. Heel tijdrovend en heel vermoeiend.
Misschien ontbreekt het je aan een gepaste software om je werk sneller en makkelijker te laten verlopen.
Ik doe het niet graag
Dat mag, maar dan ben je aan jezelf verplicht om hier iemand voor in te schakelen. Iemand dit het graag doet, die het goed kan en die er energie van krijgt. Laten liggen en ernaar kijken, helpt de zaak niet vooruit.
Voor elk van jouw struikelblokken zijn er oplossingen, maar begin al eens met je bottlenecks op te lijsten.
Wat weerhoudt jou ervan om een administratief pareltje af te leveren?
Moet je jezelf nog overtuigen of wil je samen je struikelblokken in kaart brengen, kom dan eens praten.
