Tip 9 | Aankoopfacturen verwerken

Ik had het al eerder over de boekhouder/accountant en hoe een goede samenwerking bijdraagt tot een volledige boekhouding. Dat begint uiteraard bij jou, want wat jouw boekhouder niet heeft, kan hij niet verwerken.

Twee belangrijke documentstromen die onontbeerlijk zijn voor jouw boekhouding: de aankoopfacturen en de verkoopfacturen. En vandaag wil ik graag de aandacht trekken naar  de aankoopfacturen.

Aankoopdocumenten

Geen bedrijf zonder aankopen en verkopen. Als jouw business goed draait dan kunnen deze in aantal stevig oplopen en daardoor ook de documenten die hieruit voortvloeien.

Die moet je uiteraard verwerken, maar wat houdt dat in?

• In eerste instantie moet je ze allemaal verzamelen en omwille van de verschillende wijzen van ontvangst, wil dat al wel eens een uitdaging vormen. Zo zou je een checklist kunnen maken van je leveranciers en hun aanleveringswijze om niets uit het oog te verliezen.

• Bewaar al je aankoopdocumenten op een gemeenschappelijke plaats (digitaal bij voorkeur) en hiervoor verwijs ik graag naar een eerdere post. 

• Heb je nog steeds een map, bewaar dan alle facturen chronologisch in je klassement.

• Zorg voor een betaalmethodiek. Dit kan wekelijks of periodiek zijn, maar hou het allemaal zeker in de gaten zodat niets aan je aandacht ontsnapt.

• Hou zeker geen aankoopdocumenten achter voor je boekhouder. Het is niet omdat het niet betaald is, dat het (nog) niet in de boekhouding mag opgenomen worden. De betaling van een factuur is ondergeschikt aan het feit dat het aan je boekhouding moet toegevoegd worden.

Kwel je boekhouder niet

Stuur geen overbodige documenten naar je boekhouder zoals verzekeringspolissen of loonbrieven. Hij kan er niets mee aanvangen, maar spendeert wel tijd in het uitsorteren wat je hebt aangeleverd.

Jouw boekhouder is geen verlengde van jouw kantoor, dus je doet er hem/haar noch jezelf een plezier mee om onnodige zaken door te sturen.

Een accountant vertelde me ooit dat de hoogte van zijn facturen in lijn staat met de hoeveelheid nutteloze documenten die hij aangeleverd krijgt, want hij moet er veel tijd in steken ook al dragen ze niet bij tot de boekhouding.

Misschien een goede tip als je van mening bent dat de factuur van je boekhouder vaak gepeperd is, niet?

Wil je graag meer informatie of heb je vragen? Klik dan door voor het contactformulier.