Tip 3 | Facturatiesoftware
Word en Excel
In kleine bedrijven gebeurt het nog heel vaak, dat men factureert in Word of Excel en de redenen die bedrijfsleiders mij hiervoor geven, komen vaak terug:
Ik heb niet zoveel facturen.
Software kost veel geld.
Ik ken niets van zo'n software.
En toch kan ik alleen maar adviseren om dit niet te doen en daar zijn tal van redenen voor:
Geen van beide applicaties zijn ervoor bestemd om gebruikt te worden als facturatiesoftware (en ik weet dat je op mijn website een modeldocument Factuur kan vinden, maar ik loop er niet warm voor).
Omwille van de vlakheid van zowel Word als Excel, kan je niet werken met achterliggende data en moet je steeds alle info zelf invullen.
Het gaat zo vaak fout met de factuurnummers en -datums, louter en alleen omdat mensen nu eenmaal fouten maken.
Hoe kies je de beste software?
Ik ga je eerst vertellen wat je zeker niet moet doen en dat is bij een collega-ondernemer vragen wat hij/zij gebruikt voor de facturatie en dit dan klakkeloos overnemen. De kans is erg groot dat degene aan wie je de vraag gesteld hebt, een totaal andere business heeft.
En een andere business vraagt andere oplossingen.
Hoe ga jij dan aan het werk?
Door eerst wat onderzoekwerk te verrichten binnen je eigen bedrijf.
Wat moet de software kunnen? Is het enkel factureren of ook offertes maken?
Waarvoor moet het dienen? Wil je er ook je bestellingen naar leveranciers meer kunnen plaatsen? Moeten jouw goederen erin gezet kunnen worden?
Wat wil je er kunnen uithalen? Is het belangrijk om op het einde van de maand een rapport te kunnen trekken? Wil je graag op detailniveau informatie en enkel wat basislijsten?
Wil je iets efficiënts? Wil je het kunnen koppelen aan je bank om de betalingen automatisch te laten afpunten? Wil je van overal aan je systeem kunnen en dus liever iets online hebben?
Zo zie je maar dat je niet van vandaag op morgen de switch kan maken, want te snel beslissen en je onderzoek niet grondig genoeg voeren, zal ertoe leiden dat je misschien niet de beste keuze maakt voor jouw bedrijf. En een foute keuze is enerzijds een kostelijke grap, maar brengt anderzijds ook heel wat frustraties teweeg bij de medewerkers die ermee moeten werken.
Hoe vind je de juiste software?
Via Google kan je ze allemaal vinden, maar dan zie je tegelijk het bos door de bomen niet meer.
Als je graag advies van anderen wil, dan kan je best contact opnemen met ondernemers in jouw vak. Zij die hetzelfde doen, maar op een andere locatie. Vraag aan hen waarmee zij hun facturatie verwerken en tracht te weten te komen wat ze er goed aan vinden en waar ze niet zo blij mee zijn.
Vraag ook zeker of ze de keuze voor deze software morgen opnieuw zouden maken.
Mijn allergrootste tip is: IZZIBEAN.COM
Het is mijn eigen gloednieuwe platform dat jou helpt om geschikte software te vinden. IZZI BEAN is een zoekmachine en gaat op basis van parameters die jij bepaald hebt, een resultaat weergeven.
Wil je het graag uitproberen, wil je er graag meer over weten? IZZIBEAN.COM
