Tip 28 | Mailbox organiseren

Wees heer en meester van je mailbox

Het structureren van je mailbox is een belangrijk gegeven, maar je zal merken dat er nog heel wat beheerswerken nodig zijn om de controle te behouden. Jij kan ervoor zorgen dat je je mailbox de baas blijft door deze te organiseren en regels in te voeren.

Het is heel logisch dat alle nieuwe e-mails binnenkomen in je inbox. Daar dient deze ook voor.

Maar heel wat e-mails moet je niet onmiddellijk zien of verwerken. Om te vermijden dat deze e-mails de lijst van je inbox langer maakt dan nodig, kan je regels toepassen.

Wat is een "regel"? (rule in het Engels)

Een regel toepassen houdt in dat wanneer een e-mail van een bepaalde afzender en/of met een bepaald onderwerp binnenkomt, dat deze dan automatisch verplaatst wordt naar een (sub-)map van jouw keuze.

Als voorbeeld neem ik er graag even de aankoopfacturen bij. Wanneer de recurrente facturen van bepaalde leveranciers arriveren, dan worden deze automatisch naar mijn sub-sub-folder 2/Financieel/Aankoopfacturen verplaatst tot wanneer ik deze allemaal in blok verwerk.

Voor wat mijn verkoopfacturen betreft (of herinneringen); deze worden door mijn facturatiesoftware gegenereerd en een kopie belandt in mijn inbox. Ook deze worden onmiddellijk verplaatst naar 2/Financieel/Verkoopfacturen.

Bezint eer je begint

Je kan zodanig veel regels toepassen dat je het spoor bijster raakt en niet altijd nog goed weet of je de e-mail ontvangen hebt. Of je weet niet meer welke regel je aangemaakt hebt en nu is de logica helemaal zoek. Natuurlijk kan je deze in de sub-rubriek terugvinden, maar dan moet je nog weten waar.

Maak dus enkel regels aan wanneer het zinvol is.

• Ontvang je heel wat persoonlijke e-mails, maar je wil die in je werkuren niet laten afleiden, dan kan je deze allemaal naar een mapje Privé laten verplaatsen.

• Ontvang je heel wat nieuwsbrieven die je vroeg of laat eens wil lezen, maak dan een sub-folder aan Nieuwsbrieven.

Hoe doe je dit?

Omdat ik zelf met Microsoft Outlook werk, leg ik het graag uit aan de hand van deze applicatie, maar weet dat Gmail dit ook heeft.

In je startpagina van Outlook vind je (ongeveer in het midden) "Regels". Selecteer dit en vink dan "regel maken" aan. Dit doe je per afzender of subject.

Je wordt stap per stap door de procedure heen geloodst; eerst de afkomst en dan wat er moet gebeuren. Ga zeker ook eens door de geavanceerde opties.

Wil je graag meer informatie of heb je vragen? Klik dan door voor het contactformulier.