Tip 27 | Te veel werk / te weinig tijd

Als een kip zonder kop

Iedereen heeft dagen waarbij je op het einde van de dag met het gevoel naar huis gaat alsof je niets gedaan hebt. En toch was je de hele dag druk in de weer.

Zolang je toelaat dat anderen jouw agenda bemannen, zal er niet veel ten goede veranderen. Maar het moment dat jij zelf het heft in handen neemt, zal je ook weer voeling krijgen met je beschikbare tijd. Dit gaat over afspraken maken, over stoorzenders, over afleidingen, en over prioriteiten.

Jouw agenda

Om te beginnen zet je je dag maar voor 80% vol. Dit geeft je al wat ademruimte voor onverwachte en superdringende situaties. Die 20% ruimte laat je ook toe dat je wat rek hebt op je werkblokken. Duurt een bepaalde taak 10 minuten langer, dan is dat nog oké. Want je hebt wat buffer ingebouwd.

Ben je alsnog binnen je tijdspanne klaar, dan kan je even je benen strekken of een koffietje tanken.

Vermijd stoorzenders

Stoorzenders komen in tal van vormen. Alles en iedereen die ongevraagd jouw aandacht opeist, zou je een stoorzender kunnen noemen. Uiteraard heb je als zaakvoerder verantwoordelijkheden en uiteraard kunnen mensen rekenen op jouw steun en hulp, maar dat hoeft niet om de haverklap te zijn.

Telkens wanneer jij van je werk gehaald wordt, ben je je focus kwijt. Het neemt minstens 10 minuten tijd om in volledige focus te kunnen werken. Dat is niet alleen voor jou zo, maar voor iedereen in jouw bedrijf. Wil je graag een maximum rendement van alle medewerkers, dan spreek je pauzes af waarbinnen iedereen bij iedereen kan langsgaan met alle vragen en voor hulp.

Dit is geen makkelijke en vraagt om oefening, maar is zo lonend eens iedereen het systeem door heeft.

Afleidingen

Naast de stoorzenders zijn we heel snel afgeleid door alles wat plingt en biept en licht geeft. Al onze elektronica die ons het leven makkelijk zou moeten maken, houdt ons voortdurend van verder werken.

Zet zoveel mogelijk meldingen af; op je gsm én op je pc.

Dan weet je niet meer wat er binnenkomt, zeg je? Nee, dat klopt, maar dan word je er ook niet door afgeleid en dan kan jij zelf bepalen wanneer je welke applicatie consulteert. Elk kwartier doorwerken gaat aanvoelen als een half uur.

Ga je continue in op alle meldingen, dan is je kwartier geen vijf minuten werk waard.

Prioriteiten

In een werkomgeving komt het niet zozeer neer om datgene gedaan te hebben wat je graag doet, maar datgene dat nodig is om je business vooruit te helpen.

Hou je daar geen rekening mee, dan blijf je hangen je in een situatie van brandjes en dat is een heel vermoeiend gegeven.

Er zijn verschillende manieren om prioriteiten te bepalen en de makkelijkste is deze:

• Dringend, maar niet belangrijk: dit is te lang blijven liggen dat het plots onmiddellijk moet aangepakt worden. Dit voorkom je door deze taak tijdig in je agenda in te plannen en effectief uit te voeren.

• Belangrijk, maar niet dringend: deze kan je nu al in je agenda inplannen.

• Belangrijk en dringend: dit zijn de zaken die je nu onmiddellijk moet aanpakken (hopelijk is het geen brandje geworden).

• Niet belangrijk en niet dringend: ook deze moet je inplannen om niet te vergeten.

Aan welk van deze items heb jij nog werk en wat ga je vandaag inschakelen/uitschakelen, of welke interne afspraken ga je met je team maken?

Wil je graag meer informatie of heb je vragen? Klik dan door voor het contactformulier.