Tip 26 | To-do's beheren

Kijk eens even om je heen.

Hoeveel post-its plakken er op je scherm, je tafel, gelijk waar op je bureau? En hoeveel lijstjes met to-do's heb je liggen?

Ik heb er al een hele tijd geen enkele meer; geen post-its en geen lijstjes. Mijn bureautafel is totaal leeg wat die dingen betreft. Tuurlijk heb ik wel een blocnote klaarliggen voor wat krabbeltjes doorheen de dag, maar het beschreven blad verdwijnt elke avond in de versnipperaar.

Tot een paar jaar geleden had ik er nog wel. Dat werden dan stapeltjes met post-its, want ik mocht ze niet kwijtspelen, want o wee als iets verdwenen was...

En de to-do-lijst(en) moesten continue bijgewerkt en overgeschreven worden om alle relevante taken bij te houden.

Klinkt dit bekend?

We denken nogal snel dat we dit allemaal onder controle hebben, maar eigenlijk nemen die zaken de controle over op ons.

Digitale to-do's

Sinds geruime tijd werk ik met online software, Trello.com dat mijn beste maatje is voor het bijhouden van mijn to-do's.

De basisversie is gratis (wat fijn meegenomen is) en je kan het volledig zelf organiseren, dus je hoort mij al komen. Mijn structuur is ook hier terug te vinden. Een map (bord genoemd in Trello) per rubriek. Binnen elke map kan je kolommen aanmaken per status waarin een to-do zich kan bevinden. (Bijvoorbeeld: Nieuwe to-do/In verwerking/Hangende/Afgewerkt)

Je kan taken toewijzen aan mensen, je kan er deadlines aan koppelen, je kan bijlagen toevoegen, je kan het koppelen aan een Google-agenda, etc...

Het is onafhankelijk en toegankelijk op pc en als app op je smartphone.

Zo heb je je to-do's altijd bij de hand.

MSOffice - Planner

Werk je met de Microsoft 365-software, dan heb je automatisch toegang tot Planner en dat is vergelijkbaar als Trello. Wat een bord heet in Trello, is een plan in Planner.

Ook hier kan je taken aan mensen koppelen, deadlines invoeren, ...

Heel waarschijnlijk zijn er nog heel wat andere systemen en ik pleit hier zeker niet voor merken, maar wat ik zelf ken, daar kan ik het makkelijkst advies over uitbrengen.

Het gaat uiteindelijk over het idee en het concept en niet over het merk.

Aan de slag

Zie je het zitten om je post-its aan de kant te schuiven voor een online to-do opvolging, zet dan eerst je structuur uit. Denk even na voor welke rubrieken je dit wil inzetten.

Neem de tijd om de software even te doorgronden, want hoe beter je het begrijpt, hoe beter je het kan toepassen en hoe meer het voor jou zal werken.

Voortaan zit alles in een systeem en niet langer in je hoofd of op een krabbelbriefje. Je zal minder vergeten terwijl je er niet eens hoeft aan te denken.

Wil je graag meer informatie of heb je vragen? Klik dan door voor het contactformulier.