Tip 24 | Planning

Fact check

Eerder had ik het al over het gevoel van niets gedaan te krijgen. Dagen gevuld met vanalles en toch niet echt genoeg. Dagen waarop je geen vinger kan leggen.

Eigenlijk kunnen we stellen dat dit veel te maken heeft met de planning, of beter gezegd, het ontbreken ervan. Of als we het echt doordrijven: het gebrek aan de uitvoer van de planning die er niet echt is.

De dag brengt ons van minuut naar minuut zonder dat we dit kunnen tegenhouden. Je kan echter wel zelf bepalen hoe je die minuten invult.

Opmaak van je planning

In een bedrijf zijn er periodieke, wekelijkse en dagelijkse taken. Dat kunnen taken zijn van organisatorische, operationele, commerciële en administratieve aard. Het lukt echt weinig mensen om alles te onthouden wat er dient te gebeuren zonder dat dit in je agenda komt te staan. Er is niets eenvoudiger dan deze taken effectief in je agenda te zetten.

Een planning in je agenda kan je vergelijken met een boodschappenlijstje. Ga je naar de winkel zonder, dan bestaat de kans dat je niet alles bij hebt wat echt nodig was. Maar ook dat je een aantal zaken wel gekocht hebt die je niet nodig per se nodig had.

Jouw planning is je vaste to-do-lijst van alle taken die je op één of ander moment toch moet verwerken. Of je wil of niet!

Respect voor je tijd

Jouw tijd is even kostbaar als die van je medewerkers of collega's. Jouw tijd wordt vooral heel kostelijk als jij je niet bezighoudt met de juiste zaken. Of wanneer je anderen toelaat dat ze met je tijd aan de haal gaan.

Hoe voelt een werkdag voor jou aan op vlak van energie? Op welk moment van de dag ben jij op je best? Ga daarmee aan de slag als je je agenda inplant met taken.

Hou ook rekening met de terugkerende taken die op een bepaald moment of uur moeten gebeuren. Plan je taken met deadlines.

De mens achter de planning

Hoeveel fantastische planningen je ook maakt, als jij er niets mee aanvangt, dan wordt het niets. Als je elke reminder in je agenda negeert; als je geen enkele taak uitvoert op het geplande moment, dan kom je geen stap vooruit.

Daar kan je je een paar vragen bij stellen:

• Heb je een planning opgemaakt die als een koord om je nek hangt?
  Dan mag je stellen dat je agenda veel te vol zit. Je krijgt nog amper tijd om te ademen en de hoeveelheid werk geraakt niet verwerkt. Misschien heb je je werkblokken te nipt ingeschat waardoor er altijd werk overblijft als de tijd verstreken is. Maak je werkblokken dan realistischer. Het heeft weinig zin om een half uur te voorzien als je weet dat je er anderhalf uur over doet.
  Het doel van jouw planning is om je werk gedaan te krijgen. Niet om steeds met restanten te blijven zitten.

• Zit het niet logisch in elkaar?
  Dan moet je opnieuw aan de tekentafel om te herplannen zodat het logisch wordt. Als je een administratief blok in je agenda zet op een moment dat het de zoete inval in je kantoor is, dan zal dat niet werken. Dan zal je niets gedaan krijgen.
  Een planning is niet in steen gebeiteld en kan gereorganiseerd worden; zolang je de taken maar niet van de tafel veegt.

• Ontbreekt het je aan discipline?
  Een nieuwe planning, of een vaste planning kan in het begin een beklemmend effect geven, want plots is er zoveel dat je moet doen op een bepaald uur van een bepaalde dag.
  Dat is er natuurlijk niet voor niets gekomen. Daar waar je voordien veel aan het toeval overliet en bekeek wat de dag zou brengen, daar word je nu gestuurd door je agenda.
  Een nieuwe discipline wordt een routine als je 3 tot 4 weken heel gedreven volhoudt. Doorzetten is dus de boodschap!
  Het is dan ook niet voor niets dat dit deze reeks 28 dagen lang is.

Een bedrijfswiel helpt je te ontdekken in welke domeinen en op welke vlakken er in jouw organisatie ruimte is tot het optimaliseren van de interne werking. Ik schreef er een e-book over, download deze gratis via deze link: https://www.hallinto.be/gratis-e-book-bedrijfswiel