Tip 22 | Verkoopfacturen
Over facturatiesoftware hadden ik het eerder al en ook hoe je ervoor kan zorgen dat je de juiste software kiest voor jouw bedrijf, voor jouw activiteit.
Vandaag hebben we het dan over het product van de facturatiesoftware: de verkoopfactuur!
De software
Ik wil het belang hiervan nog even herhalen, want niets is zo makkelijk als met de juiste software jouw facturen tijdig de deur uit krijgen. Jouw software moet voor jou werken en niet omgekeerd; zodat jij met een minimum aan effort tot een goed resultaat kan komen.
Dat het ook bijdraagt aan makkelijke export van bestanden én dat het eenvoudig is om bij je boekhouder aan te leveren.
Het facturatiemoment
Zoals met heel wat administratieve taken, is ook hiervoor focus en aandacht vereist, want je wil geen foutieve facturen naar je klanten sturen. Factureren doe je dus best niet even tussen de soep en de patatjes. Je trekt er de nodige tijd voor uit.
Misschien heb je wel wat voorbereiding af te werken voordat je aan het echte facturatiewerk toekomt. Of misschien moet je documentatie en informatie verzamelen om van start te kunnen.
Elke activiteit heeft zijn eigen specifieke geplogenheden waar je rekening moet mee houden.
Plan het in jouw agenda in op een logisch moment en voorzie voldoende tijd.
Factureer je wekelijks, dan kan ik me voorstellen dat maandagvoormiddag geschikt kan zijn. Je capteert de data van de voorbije afgeronde werkweek en vermijdt hiermee aanpassingen achteraf.
Heb je een activiteit die facturatie vereist na het verloop van de maand, dan kun je het best factureren binnen de drie dagen in de volgende maand (wanneer je prestaties factureert, dan is je factuurdatum best de laatste dag van de betrokken maand).
Factureer je na de afloop van een project, dan moet je even bekijken of het haalbaar/nodig is om een dagelijks facturatiemoment in te plannen.
Verkoopfactuur verstuurd?
Het werk stopt natuurlijk niet wanneer de verkoopfactuur de deur uit is.
Zolang de betaling niet ontvangen is, kan je niet op beide oren slapen. Wanneer jouw facturatiesoftware in automatische afpunting van betalingen en automatische herinneringen voorziet, dan heb je een pak minder werk, want het proces loopt terwijl jij andere zaken kan doen.
Heeft jouw facturatiesoftware deze optie niet, dan kun je het best een wekelijks opvolgmoment inplannen, zodat er niets aan jouw aandacht ontsnapt.
Is jouw klant na alle aanmaningen niet gemotiveerd tot betalen, dan moet je echt wel stappen richting incasso of invordering zetten.
Wil je graag meer informatie of heb je vragen? Klik dan door voor het contactformulier.
