Tip 13 | Digitaliseren

De vooruitgang

Toen 30 jaar geleden de computer in kantoren ingeburgerd werd, zei men dat dit de papierberg danig zou doen krimpen. Nu we meer en meer op de computer konden opmaken en verwerken, hadden we al dat papier niet meer nodig.

Als snel bleek dat niets minder waar was dan dat.

Het was nog nooit zo makkelijk geweest om alle creaties die op PC gemaakt werden ook snel even af te printen. Niet één keer, maar meerdere keren totdat het resultaat helemaal naar wens was.

We gingen veel nonchalanter om met wat we produceerden en dat kwam de papierberg niet ten goede.

Er waren destijds ook veel minder softwarepakketten dan vandaag en ook dat leidde ertoe dat de stap naar digitaliseren nog heel ver weg was en de printer best wel waren uren maakte.

De evolutie

Gelukkig is dat al even achter de rug, maar niet iedereen is intussen mee in dit verhaal gestapt.

Het is nog geen 10 jaar geleden dat bedrijven beslisten om hun facturen niet langer meer te printen en te posten, maar per e-mail naar hun klanten te sturen. Dit heeft in de beginperiode best wel wat kwaad bloed gezet, want men zag het niet vaak als iets positiefs.

Plots werd de printlast - en -kost bij de klant gelegd, want je had weinig andere keuze dan het zelf af te printen om in de boekhoudmap te klasseren.

Dus was het aan de boekhouders om het mogelijk te maken dat er niets langer afgeprint moest worden, maar dat de digitale facturen rechtstreeks in hun systemen opgeladen kon worden.

Vandaag

In mijn bedrijf heb ik qua digitalisering in 2020 de grootste sprongen kunnen maken. Begin dat jaar is mijn bedrijf verhuisd naar een nieuw kantoor en ik ben hier toegekomen met heel weinig dozen en dus weinig papier.

Mijn perforator is effectief met pensioen. Er is nog bitter weinig dat ik op papier bewaar. 

Hoe doe ik dit?

• Ik vraag steevast aan mijn leveranciers en toezenders om mij alles digitaal te bezorgen.

• Het weinige dat ik nog per post ontvang, wordt gescand en digitaal bewaard. En  het papier wordt nadien versnipperd. Vandaar dat onze klasseerstructuur zo belangrijk is, want alles zal hierin een plaats moeten krijgen.

The Cloud

Tien jaar geleden had ik zelf nooit gedacht dat ik vandaag zo goed als papierloos zou werken, maar nu is dat een feit.
Omdat ik alles online kan consulteren, heb ik nooit het gevoel om zonder mijn bestanden op pad te zijn. En dat kan je natuurlijk van je mappen in de kast niet zeggen. Die neem je niet zomaar mee.
Om dat mogelijk te maken moet je kiezen voor een cloudoplossing voor je bestanden. Geen belemmering door tijd of locatie om je bestanden te raadplegen.

Is dat wel veilig? Ik durf te stellen van wel. De providers hebben rampscenario's ingebouwd zodat alle data goed beschermd is tegen inbraken, elektriciteitsuitval, of hacking.
Trouwens, hoe veilig is jouw pc als je huis morgen afbrandt?

Denk er eens over na, het gaat je veel rust in je hoofd geven als je niet langer omringd bent door hopen papier.

Wil je graag meer informatie of heb je vragen? Klik dan door voor het contactformulier.