Digitaliseren van een klein bedrijf
Hulpkreet van een accountant
Een paar maanden geleden werd ik gecontacteerd door een boekhoudkantoor uit het Leuvense. Of ik hun klant kon helpen met de verbetering van hun administratie, want ze voelden zich rechtstreeks "slachtoffer" van het ontbreken van de juiste vaardigheden en kennis bij de hardwerkende zelfstandige. We kennen ze allemaal; ze zijn voortdurend aan het werk, zelfs in het weekend, maar met de nodige chaos en frustratie bij alle betrokken partijen.
Een gesprek met hun klant bracht aan het licht dat de opties aan optimalisatie ongelofelijk groot waren.
De realiteit van menig zelfstandige
Alle administratie gebeurde op papier, met een fysieke agenda, en voor het opmaken van zijn verkoopfacturen was hij al overgestapt van Paint naar Word, waarbij alle berekeningen eerst met een rekenmachine gedaan werden om dan over te typen in de Word-factuur.
De computer werd voornamelijk gebruikt voor internet en facebook, maar niet echt om te werken. Niet voor zijn bedrijfsadministratie. De verwerking van de financiële administratie was een volledig manueel gebeuren, waarbij de weinige digitale aankoopfacturen afgeprint werden en samen met alle overige papieren aankoopfacturen in verschillende stapeltjes uitgestald werden volgens de verwerkingsfase waarin ze zich bevonden.
Dit deed hij niet zelf, maar werd nog steeds door zijn vader beheerd; dus de fysieke afstand tussen zijn bedrijfsadministratie en hemzelf kon niet groter zijn.
Elke maand werd een stapeltje naar de boekhouder gebracht. Letterlijk dus, maar niet volledig, want enkel afhankelijk van de fase waarin het document zich bevond, kon het al mee, of net niet.
Voorzichtige stappen naar digitalisering
Het werd snel duidelijk dat de trage aanpak wenselijk was.
"Breng uw laptop mee", gaf ik hem mee voor onze eerste sessie.
En dan had hij ook, maar daarmee was het ook gezegd. Want het ding aanzetten, was al een kleine uitdaging op zich. Om maar even te kaderen hoe ver de brave man afstond van computers en software.
Hij heeft het ook verschillende keren verontschuldigend gezegd dat het niet zijn ding was, maar tegelijk ook besefte dat de weg vooruit er één is mét computer.
Vandaag hebben we alle sessies achter de rug; alle administratieve processen werden in kaart gebracht en geoptimaliseerd; we hebben facturatiesoftware geïmplementeerd en ingericht; hij heeft geleerd om offertes te maken en deze om te zetten naar een verkoopfactuur. Hij weet nu dat hij een bestelling bij een leverancier kan plaatsen vanuit de het dossier van zijn klant. Zijn bank werd gekoppeld en zijn automatische herinneringen werden opgemaakt. Zijn productenlijst zit netjes in zijn artikelenbestand.
We hebben ook het proces tussen hem en zijn accountant gedigitaliseerd, en hij heeft nu een makkelijke administratieve structuur waar hij nog jaren gebruik van kan maken.
Btw: zijn accountant heeft ook nog heel wat kunnen opsteken over de gekozen facturatiesoftware! Twee vliegen in één klap dus.
Opvolging
Nieuwe gewoontes vragen tijd en in het geval van mijn klant, enorm veel oefening, discipline en doorzetting. Dus ik laat hem niet onmiddellijk los of aan zijn lot over.
De volgende maanden houden we tweemaandelijks overleg zodat ik voor hem steeds een beetje de stok achter de deur ben, maar evenzeer degene die hem toejuicht en aanmoedigt bij elke nieuwe stap die hij zet.
Een kleine stap voor de mensheid, maar soms heel grote stappen voor de individuele ondernemer.
Deel met je vrienden:
Durf te zeggen wat er niet loopt
Ik lanceerde een vraag om anoniem het achterste van je tong te laten zien. Eerlijk en concreet.
Geen zomer zonder schatkist
Kijk om je heen, luister naar wat er is, ontdek en laat je verrassen. Elk hoekje bevat schatten waaruit je kan leren. Voor jezelf als ondernemer en voor je bedrijf. Laat ze niet aan jou voorbij gaan.
Medewerkers kunnen meer dan muntblaadjes plukken
Elk tandwieltje in een organisatie is belangrijk. De manier hoe je dit invult en ermee omgaat als bedrijfsleider, is nog belangrijker.
We staan allemaal wel eens in de weg van onze onderneming
Onzekerheid over ons eigen kunnen durft ons te blokkeren in wat we willen realiseren. Op die manier doen we ons bedrijf te kort. Maar het kan anders.
Veranderen kost inzet
Stapsgewijze verbeteringen vinden veel meer bijklank dan snelle veranderingen, maar vanzelf gaat het nooit.
Innovatie: een modewoord of niet?
Niets in de wereld staat stil en achteruit kijken is goed als je er voorwaarts iets mee doet.
Advies of geen advies, that's the question!
Ga jij voor de quick win en ben jij op zoek naar kant-en-klare antwoorden? Of graaf je graag dieper naar een werkwijze om tot een antwoord te komen?
Bedrijfscultuur als motor van je bedrijf
Kijk jij wel eens verwonderd naar een ander bedrijf met de vragende blik waarom het daar allemaal net iets beter lijkt te lopen dan in je eigen bedrijf? Cultuur is vermoedelijk het sleutelwoord.
Ik ben student
Als levenslag leren een persoonlijk motto is, dan lijkt het opzoeken van de schoolbanken nooit ver weg. Vandaag ben ik opnieuw student met een bacheloropleiding.
Mismanagement heeft mij heel wat gekost
Een goede ondernemer zijn is niet hetzelfde als een goede manager en daar heb ik best wel wat lessen uit geleerd die jij jezelf kan besparen.
3 tips voor startende ondernemers
Als jij het net anders wil aanpakken dan je collega's, dan komen deze starterstips je goed van pas.
De impact van groei
Niemand wordt geboren met kennis en skills. Niemand is een geboren leider, maar je kan er wel een worden. Lees hier hoe mijn eigen leerschool bijdraagt.
Gelijk, maar zo verschillend
Wat jou onderscheidt als ondernemer, is meer dan je vak of je vaardigheid. Het gaat om jou als mens en hoe je je profileert. Je eigenheid, je aanpak, je wezen. Gebruik het als een voordeel voor jezelf.
Downsizen als opportuniteit
Het ongemak van geld
Het ondernemerschap is als een paar schoenen. Fijn als het goed zit, maar een hel als het knelt.
Eén van de grote voordelen in mijn vakgebied is dat ik voortdurend in de interne keuken van bedrijven zit. Niet van aan de keukentafel, maar echt tot in de moeilijkst bereikbare kast of de onderste lade van de koelkast.
Komt een man bij de dokter
Te vaak worden pleisters geplakt op wonden die te ver zijn, terwijl de oplossing meestal bij de oorzaak te vinden is. Waarom blijft het dan toch zo moeilijk om eerder voor de juiste dan wel de makkelijke aanpak te kiezen.
Digitaliseren? Hoe dan!
Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.
Welkom in mijn administratief Walhalla
Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!
Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?
Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?
Daar doe je het toch voor!
Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.
Als administratie een berg is
Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.
Administratie door de ogen van een ondernemer
Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.
Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?
Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.
Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?
Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?
Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel
Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?
Hallinto goes solo
Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.
15 december 2019
Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk
Ik ben een industriële vaatwasser
Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?
18 november 2019
Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?
We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.
14 juli 2019
Ontroerd door een tevreden klant
Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.
24 mei 2019
HallintoAcademy On Tour in Kampenhout
en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.
Waarom omzet niet altijd belangrijk is
Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?
26 maart 2019
Hoe was 2018 voor jou?
Hoe was 2018 voor jou?
21 december 2018
Geef de boekhouder wat rust
Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.
20 juli 2018
Administratie? Het blijft een karwei...
Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?
14 juli 2018
Yeah!!!! Ik mag btw betalen
Verrast door de btw-afrekening?
29 juni 2018
Facturen kwijt?
Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.
7 juni 2018
De goeie flow
Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?
15 juni 2018
Factuur on hold, betaling on hold?
Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?
31 mei 2018
Hallo, mijn naam is Lily
Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.
24 mei 2018
