Digitaliseren van een klein bedrijf

Hulpkreet van een accountant

Een paar maanden geleden werd ik gecontacteerd door een boekhoudkantoor uit het Leuvense. Of ik hun klant kon helpen met de verbetering van hun administratie, want ze voelden zich rechtstreeks "slachtoffer" van het ontbreken van de juiste vaardigheden en kennis bij de hardwerkende zelfstandige. We kennen ze allemaal; ze zijn voortdurend aan het werk, zelfs in het weekend, maar met de nodige chaos en frustratie bij alle betrokken partijen.

Een gesprek met hun klant bracht aan het licht dat de opties aan optimalisatie ongelofelijk groot waren.

De realiteit van menig zelfstandige

Alle administratie gebeurde op papier, met een fysieke agenda, en voor het opmaken van zijn verkoopfacturen was hij al overgestapt van Paint naar Word, waarbij alle berekeningen eerst met een rekenmachine gedaan werden om dan over te typen in de Word-factuur.

De computer werd voornamelijk gebruikt voor internet en facebook, maar niet echt om te werken. Niet voor zijn bedrijfsadministratie. De verwerking van de financiële administratie was een volledig manueel gebeuren, waarbij de weinige digitale aankoopfacturen afgeprint werden en samen met alle overige papieren aankoopfacturen in verschillende stapeltjes uitgestald werden volgens de verwerkingsfase waarin ze zich bevonden.
Dit deed hij niet zelf, maar werd nog steeds door zijn vader beheerd; dus de fysieke afstand tussen zijn bedrijfsadministratie en hemzelf kon niet groter zijn.

Elke maand werd een stapeltje naar de boekhouder gebracht. Letterlijk dus, maar niet volledig, want enkel afhankelijk van de fase waarin het document zich bevond, kon het al mee, of net niet.

Voorzichtige stappen naar digitalisering

Het werd snel duidelijk dat de trage aanpak wenselijk was.

"Breng uw laptop mee", gaf ik hem mee voor onze eerste sessie.
En dan had hij ook, maar daarmee was het ook gezegd. Want het ding aanzetten, was al een kleine uitdaging op zich. Om maar even te kaderen hoe ver de brave man afstond van computers en software.
Hij heeft het ook verschillende keren verontschuldigend gezegd dat het niet zijn ding was, maar tegelijk ook besefte dat de weg vooruit er één is mét computer.

Vandaag hebben we alle sessies achter de rug; alle administratieve processen werden in kaart gebracht en geoptimaliseerd; we hebben facturatiesoftware geïmplementeerd en ingericht; hij heeft geleerd om offertes te maken en deze om te zetten naar een verkoopfactuur. Hij weet nu dat hij een bestelling bij een leverancier kan plaatsen vanuit de het dossier van zijn klant. Zijn bank werd gekoppeld en zijn automatische herinneringen werden opgemaakt. Zijn productenlijst zit netjes in zijn artikelenbestand.
We hebben ook het proces tussen hem en zijn accountant gedigitaliseerd, en hij heeft nu een makkelijke administratieve structuur waar hij nog jaren gebruik van kan maken.

Btw: zijn accountant heeft ook nog heel wat kunnen opsteken over de gekozen facturatiesoftware! Twee vliegen in één klap dus.

Opvolging

Nieuwe gewoontes vragen tijd en in het geval van mijn klant, enorm veel oefening, discipline en doorzetting. Dus ik laat hem niet onmiddellijk los of aan zijn lot over.
De volgende maanden houden we tweemaandelijks overleg zodat ik voor hem steeds een beetje de stok achter de deur ben, maar evenzeer degene die hem toejuicht en aanmoedigt bij elke nieuwe stap die hij zet.

Een kleine stap voor de mensheid, maar soms heel grote stappen voor de individuele ondernemer.


Gelijk, maar zo verschillend

Wat jou onderscheidt als ondernemer, is meer dan je vak of je vaardigheid. Het gaat om jou als mens en hoe je je profileert. Je eigenheid, je aanpak, je wezen. Gebruik het als een voordeel voor jezelf.

Downsizen als opportuniteit

Het ongemak van geld

Het ondernemerschap is als een paar schoenen. Fijn als het goed zit, maar een hel als het knelt.

Eén van de grote voordelen in mijn vakgebied is dat ik voortdurend in de interne keuken van bedrijven zit. Niet van aan de keukentafel, maar echt tot in de moeilijkst bereikbare kast of de onderste lade van de koelkast.

Komt een man bij de dokter

Te vaak worden pleisters geplakt op wonden die te ver zijn, terwijl de oplossing meestal bij de oorzaak te vinden is. Waarom blijft het dan toch zo moeilijk om eerder voor de juiste dan wel de makkelijke aanpak te kiezen.

Digitaliseren? Hoe dan!

Na mijn vorige blog over mijn groot computerscherm kreeg ik de vraag of ik wat meer toelichting kon geven bij het "digitaliseren" want ondernemers worden ermee rond de oren geslagen, maar wat dit inhoudt blijft nogal vaag.

Welkom in mijn administratief Walhalla

Voor zij die denken dat administratie saai is, think again!

Mag ik jouw bedrijfsdoula zijn?

Als je je bedrijf al eens benoemt als je "kindje", heb je dan al het nodige gedaan om de komst ervan voor te bereiden?

Daar doe je het toch voor!

Deze week werd mij al een paar keer de vraag gesteld waar ik het allemaal voor doe.

Als administratie een berg is

Dan moet jij ervoor zorgen dat je beslagen aan je klim begint.

Administratie door de ogen van een ondernemer

Elke ondernemer heeft administratieve struikelblokken. Het hoeft allemaal zo moeilijk niet te zijn, als je maar weet hoe.

Wat heeft de lockdown jou geleerd over je bedrijf?

Heel wat bedrijven zijn zichzelf tegengekomen tijdens de lockdown en niet iedereen is daar goed uitgekomen.

Een goede e-mail maken, hoe doe je dat?

Ontvangers van een e-mail ergeren zich wel eens aan wat ze ontvangen. Hoe schrijf jij je e-mails?

Werken aan de zaak: buig het nadeel om in een voordeel

Dit is niet gelachen voor heel wat ondernemers, maar hoe vul je je tijd nuttig en welke interne actie kan je nu organiseren om er straks weer klaar voor de zijn?

15 december 2019

Hallinto goes solo

Meer dan elf jaar na de opstart van Hallinto is het tijd om het geweer van schouder te veranderen.

Een nieuwe pagina, een nieuw hoofdstuk

18 november 2019

Ik ben een industriële vaatwasser

Waarmee kan jij je dienst of activiteit vergelijken?

14 juli 2019

Bestaat er zoiets als te veel aan communicatie?

We hebben deze week ondervonden wat onvoldoende communicatie teweegbrengt.

24 mei 2019

Ontroerd door een tevreden klant

Hoe een ogenschijnlijk kleine bijdrage van onze kant een wereld van verschil kan maken voor onze klant, vandaag en op lange termijn.

HallintoAcademy On Tour in Kampenhout

en strijkt neer bij Chocola-Tuti voor een reeks van boeiende trainingen voor zelfstandigen en ondernemers van Kampenhout en omstreken die hun concullega's een stapje voor willen zijn. Ontdek hieronder onze trainingsessies die een verschil maken voor jouw organisatie en voor jou als ondernemer.

26 maart 2019

Waarom omzet niet altijd belangrijk is

Als je omzet op weinig tot niets gebaseerd is en je werkt je krom voor twee keer niets, lopen we ons doel dan niet voorbij? Is het dan geen tijd om eens wat verder te kijken?

21 december 2018

Hoe was 2018 voor jou?

Hoe was 2018 voor jou?

20 juli 2018

Geef de boekhouder wat rust

Je bespaart je boekhouder tijd en frustratie als je enkel de nodige stukken voorziet.

14 juli 2018

Administratie? Het blijft een karwei...

Blijft jouw administratie te lang liggen omdat de goesting zoek is?

29 juni 2018

Yeah!!!! Ik mag btw betalen

Verrast door de btw-afrekening?

7 juni 2018

Facturen kwijt?

Het is nog nooit zo'n uitdading geweest om je boekhouding volledig te hebben als vandaag. Niet omdat we meer facturen hebben, maar omdat we ze ontvangen via verschillende kanalen.

15 juni 2018

De goeie flow

Wanneer heb je voor het laatst je interne werking onder de loupe genomen? En dan bedoel ik, echt onder het vergrootglas. Wanneer heb je je nog eens de vraag gesteld of alles wel goed op elkaar is afgestemd en of iedereen helemaal goed weet hoe elk individueel proces inhaakt op een ander?

31 mei 2018

Factuur on hold, betaling on hold?

Hoe ga je om met facturen waar je niet helemaal akkoord mee bent?

24 mei 2018

Hallo, mijn naam is Lily

Mijn naam is Lily en ik heb de taak om te vertellen over onze administratieve ontdekkingen, bekommernissen, succesverhalen, ondervindingen, etc... Kortom, al wat er op ons pad kruist en waarvan we denken dat jij er wat aan hebt.

close

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x